8 ข้อห้าม! ของการเขียน E-Mail ในธุรกิจ SMEs

อีเมล “ E-Mail ” สื่อแบบออนไลน์ ที่เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว แต่ถ้าส่งไปแล้ว ไม่ได้รับการตอบรับจากผู้รับหรือได้รับน้อยกว่าที่คาดไว้ คุณเคยสงสัยบ้างหรือไม่ว่าพวกเขาเปิดอ่านหรือไม่ หรือจะลบทิ้งตั้งแต่ยังไม่ได้อ่านด้วยซ้ำไป
เมื่ออีเมลปรากฏขึ้นในกล่องจดหมายของคุณ “Inbox” โดยปกติแล้วสิ่งแรกที่คุณคิดจะทำคืออะไร? คุณจะเปิดอ่านหรืออาจจะไม่สนใจแล้วกดลบทิ้งไปเลย สิ่งสำคัญก็คือหัวข้อเรื่องของอีเมลนั้นๆ “Subject Line” ว่าน่าสนใจเพียงใด การพาดหัวข้อในการส่งอีเมลนั้น ก็เหมือนกับการพาดหัวข่าวสั้นๆที่มันต้องน่าสนใจ และสามารถโน้มน้าวให้ผู้นั้นอยากจะรีบเปิดอ่านเลยทีเดียว แต่อย่าลืมว่ามันต้องเกี่ยวข้องกับเนื้อหาภายในด้วยนะคะ

ลองมาดูกันนะค่ะ ว่าข้อควรระวังในการพาดหัวข้อในอีเมลมีอยู่ 8 แบบ ที่ต้องหลีกเลี่ยงโดยเด็ดขาด และควรต้องแก้ไขอย่างไร ทาง  ThaiSMEsCenter.com จะเปิดเผยกลยุทธ์ดังนี้คะ

1. ใช้ประโยคท้าทาย

ตัวอย่าง : “พนันได้เลยว่า คุณจะไม่สามารถหักห้ามใจในการเปิดอีเมลนี้ได้”
ไม่ดี : เพราะการใส่หัวข้อที่เป็นการท้าทายผู้อ่าน หรือเป็นการวัดความฉลาดของผู้อ่าน ว่ากล้ามากน้อยเพียงใดนั้น เป็นสิ่งที่ทำให้คนอ่านรู้สึกแย่หรือโง่ที่ไม่เชื่อคุณ
ทางแก้ไข : “อีเมลฉบับนี้จะช่วยคุณคะ [ใส่ประโยชน์ที่ได้จะรับจากอ่านอีเมลฉบับนี้]”

2. ใช้ตัวหนังสือตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด (ตัวอักษรภาษาอังกฤษ)

ตัวอย่าง : “VERY IMPORTANT E-MAIL” (อีเมลฉบับนี้สำคัญอย่างมาก)
ไม่ดี : เพราะอีเมลของคุณอาจจะเป็นกลุ่มอีเมลที่มีความสำคัญ แต่อย่าลืมว่าหัวข้ออีเมลที่ดูแตกต่างมากเกินไป ไม่อยู่ในระดับที่เหมาะสม มักจะมีแนวโน้มที่จะถูกมองข้ามไป ควรใช้ตัวอักษรตัวใหญ่เมื่อมีความจำเป็นเท่านั้น (เช่น คำเฉพาะ คำขึ้นต้น ชื่อคน เป็นต้น)
ทางแก้ไข : “Very Important E-mail”

3. ใช้เครื่องหมายพิเศษ

ตัวอย่าง : “กรุณาเปิดอ่านอีเมล!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!”
ไม่ดี : และด้วยเหตุผลเดียวกับตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ (ตัวอักษรภาษาอังกฤษ) การใช้เครื่องหมายพิเศษแบบลากยาวเปรียบเสมือนกับคนไม่สร่างเมาหรือนอนหลับไม่เพียงพอ ไม่มีความเป็นมืออาชีพเอาเสียเลย อย่าทำนะคะ
ทางแก้ไข : “กรุณาเปิดอ่านอีเมลฉบับนี้”

4. ใช้การโปรโมทอย่างเดียว

ตัวอย่าง : “คุณจะโชคดีกับสินค้าลดราคา”
ไม่ดี : เพราะการระบุผลประโยชน์ของผู้รับ ควรจะบอกไปอย่างชัดเจนไม่ควรเป็นเรื่องของโชคชะตา และความไม่ชัดเจนของผลประโยชน์ที่ผู้รับจะได้
ทางแก้ไข : “ห้ามพลาด ส่วนลด 50% ของ [ชื่อสินค้า]”

5. ใช้ประโยคคลุมเครือ

ตัวอย่าง : “E-mail”
ไม่ดี : เพราะคุณรู้ดีว่ามันเป็นอีเมล แต่ก็ควรระบุไปอีกหน่อยจะดีกว่าว่าเป็นอีเมลประเภทไหน คนรับอีเมลคุณคงมีอีเมลมีเป็นจำนวนมากในแต่ละวัน เจอแบบนี้เข้าไปคงสร้างความน่าเบื่อเพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน รับรองคะ
ทางแก้ไข : “ข้อความเนื้อหาเกี่ยวกับ [ใส่หัวข้ออีเมล]”

6. ใช้ประโยคบอกเล่า

ตัวอย่าง : “ข่าวจากสำนักข่าว”
ไม่ดี : เพราะแม้รู้ว่าเป็นข่าวจากสำนักข่าว มันอ่านแล้วรู้สึกเฉยๆ ไม่ได้น่าสนใจแต่อย่างใดเลย คุณควรใส่ความเร่งด่วนของเนื้อหาข่าวเข้าไป สร้างความน่าสนใจไปอีกหน่อย อย่าให้คนเห็นอีเมลคุณแล้วก็อยากลบไปเลย เสียเวลาอ่าน
ทางแก้ไข : “ข่าวสั้นทันเวลา จาก ‘สำนักข่าว’

7. ใช้เนื้อหาเป็นหัวข้ออีเมล

ตัวอย่าง : “อีเมลฉบับนี้จะช่วยคุณในการมองหาบ้าน มองหางานที่ดี สร้างครอบครัวที่ดี แต่อย่าลืมว่าบ้านที่ต้องการนั้นต้องอยู่ในทำเล บรา บรา บรา บรา………”
ไม่ดี : เพราะในหัวข้อของอีเมลควรเป็นประโยคสั้นๆ ที่อ่านแล้วเข้าใจ สร้างความสนใจในการกดอ่านเนื้อหาของอีเมลฉบับนั้นๆ ในความเป็นจริงพบว่า อีเมลที่มีการใช้จำนวนคำ 6-10 ในหัวข้ออีเมลนั้น มีโอกาสถูกเปิดอ่านมากกว่าอีเมลที่ใช้จำนวนคำ 11-15 คำ
ทางแก้ไข : “อีเมลฉบับนี้จะช่วยคุณตามความฝันในเรื่องบ้าน’

8. การไม่เขียนอะไร

ตัวอย่าง : “[ไม่มีหัวข้อ]”
ไม่ดี : เพราะการไม่เขียนอะไรเลย ปล่อยให้ว่างเปล่าไปเลยนั้น ทำให้ผู้ที่เห็นอีเมลเข้าใจว่าเป็นอีเมลที่ไม่มีคุณค่าอะไรเลย หรือทำให้รู้สึกว่ามันไม่มีเหตุผลเลยที่จะเปิดอ่าน หรือคิดได้ว่าคนส่งคงจะให้ความสำคัญน้อยจึงรีบกดส่งก็เป็นได้
ทางแก้ไข : “[ใส่หัวข้ออีเมล]”

ทาง ThaiSMEsCenter.com เชื่อว่าการให้ความสำคัญกับเรื่องเล็กๆน้อยๆนั้น มันจะส่งผลดีในวงกว้างของการสื่อสารกับบุคคลที่บางครั้งยังไม่เคยเจอ หรือได้พูดคุยกันมาก่อน ดังนั้น ขอให้ผู้ประกอบการ SMEs ไทย นำไปประยุกต์ใช้ตามความเหมาะสมจะดีที่สุดนะคะ

ที่มา: http://www.hongkiat.com/blog/email-titles-that-get-ignored/