ทำความรู้จัก SOP ทำไมทุกองค์กรต้องมี
รู้หรือไม่ว่าเมนูไก่ทอดในร้าน KFC หรือ แมคโดนัลด์ ทำไมรสชาติจึงเหมือนกันทุกสาขา ไม่ว่าจะอยู่ทุกแห่งหนบนโลกใบนี้ หรือรสชาติกาแฟในร้านสตาร์บัคส์จึงเหมือนกันทั่วทั้งโลก เขาทำอย่างนั้นได้อย่างไร ทำให้รสชาติไก่ทอด เบอร์เกอร์ หรือ กาแฟ ถึงมีหน้าตาและรสชาติเดียวกันแม้อยู่คนละพื้นที่ นั่นก็คือ SOP หรือ Standard Operating Procedure
SOP คืออะไร
ภาพจาก pixabay.com
SOP หรือ Standard Operating Procedure คือ ชุดคำสั่งหรือแนวทางการทำงานที่กำหนดขึ้นให้เป็นมาตรฐานในกระบวนการต่างๆ ขององค์กร ทั้งงานกิจวัตร งานเพิ่มประสิทธิภาพ การควบคุมคุณภาพ ฯลฯอย่างเป็นแบบแผน เป็นขั้นเป็นตอนเพื่อให้ทุกคนในองค์กรมีมาตรฐานการทำงานร่วมกัน โดยมักระบุว่า “ใคร” ต้องทำ “อะไร” “เมื่อไหร่” “อย่างไร”
SOP สำคัญอย่างไร
ภาพจาก pixabay.com
SOP จะแนะนำวิธีการปฏิบัติงานต่างๆ ให้ทุกฝ่ายในองค์กรมีการปฏิบัติงานอย่างถูกต้อง เป็นไปในทิศทางเดียวกันทั้งหมด ซึ่งวัตถุประสงค์หลักของ SOP ก็คือ การลดความผิดพลาดจากการปฏิบัติงาน และใช้เป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงานนั่นเอง เช่น กรณีการชงกาแฟ หรือทอดไก่ ควรทำอย่างไร พนักงานหรือแผนกไหนมีหน้าที่ทำอะไรบ้าง เป็นต้น
SOP มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร
ภาพจาก pixabay.com
1.ลดการผิดพลาดในการสื่อสาร
องค์กรประกอบด้วยพนักงานมากมายและการมอบหมายงานต่างๆ SOP จึงเป็นเหมือนแนวทางหรือเสาหลักที่ให้ทุกคนในองค์กรยึดและสื่อสารไปในทางเดียวกัน
2.ควบคุมคุณภาพการทำงาน
SOP ถูกคิดอย่างรอบคอบมาแล้วว่าขั้นตอนการทำงานแบบนี้จะทำให้เกิดผลลัพธ์ที่มีคุณภาพตามที่กำหนด ดังนั้น เมื่อทุกคนปฏิบัติตาม SOP งานของทั้งองค์กรก็จะมีคุณภาพ
ภาพจาก pixabay.com
3.เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
SOP ได้ถูกคิดมาอย่างรอบคอบแล้วว่า ขั้นตอนการทำงานแบบนี้เป็นการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด เพื่อให้ทุกคนในองค์กรทำตามเพื่อให้งานมีประสิทธิภาพตามที่กำหนด
4.ลดความสูญเปล่า (Waste)
นอกจากเพิ่มประสิทธิภาพแล้ว กระบวนการที่ไม่ก่อให้เกิดผลลัพธ์หรือที่เรียกว่า ความสูญเปล่า ก็จะถูกตัดออกจาก SOP ทำให้พนักงานที่อ้างอิง SOP ปฏิบัติแต่สิ่งที่จำเป็นจริง ๆ ต่อองค์กรเท่านั้น
5.สร้างมาตรฐานการทำงาน
SOP ถูกคิดและเขียนขึ้นจากความต้องการให้การทำงานมีคุณภาพ ได้ประสิทธิภาพ และตรงตามมาตรฐานที่องค์กรกำหนด ดังนั้นหากปฏิบัติตาม SOP ก็จะได้งานที่มีมีมาตรฐาน คุณภาพ และมีประสิทธิภาพ การมี SOP จะทำให้ทุกคนมีจุดอ้างอิงเดียวกัน ว่าแต่ละกระบวนการต้องทำอะไร สิ่งที่ไม่ได้ระบุใน SOP ก็เก็บไว้ก่อน เพื่อนำส่งต่อให้หัวหน้างานพิจารณาต่อไปว่าควรมีการอัพเดต SOP หรือไม่
ภาพจาก pixabay.com
ส่วนประกอบของ SOP
- จุดประสงค์ ควรระบุจุดประสงค์ของงานอย่างชัดเจน รวมถึงเป้าหมายของงาน หรืออาจจะรวมไปถึงปัญหาที่ SOP ตัวนี้สามารถแก้ไขได้
- ขั้นตอน ระบุแนวทางว่าจะทำงานนั้น ๆ ให้สำเร็จได้อย่างไร โดยแจกแจงเป็นขั้นเป็นตอน เรียงลำดับชัดเจน เพื่อให้เข้าใจง่าย
- ขอบเขตของงาน ควรระบุขอบเขตของงานเพื่อให้ SOP แต่ละตัวไม่ก้าวก่ายกัน
- ผู้รับผิดชอบ แต่ละงานแต่ละหน้าที่ต้องกำหนดผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน หากไม่กำหนดผู้รับผิดชอบผู้รับผิดชอบในงานนั้นๆ จะทำให้พนักงานแต่ละคนคิดว่า ไม่ใช่งานที่เขาต้องทำ เกิดปัญหาที่ว่ามี SOP แต่ไม่มีผู้ปฏิบัติ
องค์กรหรือร้านค้าที่มีจำนวนสาขาอยากทำ SOP หรือ Standard Operating Procedure ปัจจุบันได้มีผู้ช่วยทำให้สามารถดำเนินธุรกิจได้ง่ายและสะดวกขึ้น นั่นคือ Teachme Biz – Visual SOP Management Platform ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่าย ด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น
ติดต่อ Mr.Chaiwat Yang
โทร. 081-6438595, 061-2673356
Facebook : www.facebook.com/ThaiFranchiseAgency
ข้อมูลจาก https://bit.ly/3sj5cTD
อ้างอิงจาก https://bit.ly/3wgwcED
