รวมเทคนิคกันพนักงานโกง! บทเรียนราคาแพง ที่ไม่ควรต้องจ่าย

การทำธุรกิจความไว้ใจคือสิ่งสำคัญ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะต้องเชื่อใจแบบไม่มีการตรวจสอบใดๆเลย เจ้าของกิจการหลายรายมีบทเรียนราคาแพงจากการถูกโกงโดยพนักงาน และการทุจริตดังกล่าวนี้ไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะกับบริษัทใหญ่ๆ เท่านั้น แต่ SME หรือร้านค้าขนาดเล็กก็มีความเสี่ยงไม่แพ้กัน ถ้าเราลองจำแนกประเภทธุรกิจออกมาสามารถแบ่งกลุ่มความเสี่ยงที่จะถูกพนักงานโกงได้ดังนี้

1.ธุรกิจร้านอาหาร / คาเฟ่

มีโอกาสเกิดการทุจริตแบบรายวันสูงที่สุด เนื่องจากมีธุรกรรมจำนวนมาก และรูปแบบการทำงานในแต่ละวันมักจะวุ่นวายโดยเฉพาะร้านที่มีลูกค้าเยอะ มีการประเมินเบื้องต้นว่าร้านอาหารมีโอกาสสูญเสียรายได้เฉลี่ยประมาณ 5-7% จากการทุจริตโดยพนักงาน เช่นหากร้านเรามียอดขาย 1 ล้านบาทต่อเดือน เราอาจเสียเงินไปจากการถูกโกง 50,000 – 70,000 บาท โดยไม่รู้ตัว

นอกจากนี้ยังมีข้อมูลน่าสนใจระบุว่าการทุจริตมักใช้เวลาเฉลี่ย 12-18 เดือน กว่าเจ้าของจะรู้ตัว และส่วนใหญ่ธุรกิจร้านอาหาร / คาเฟ่มักมีกำไรสุทธิเฉลี่ย 10-15% นั่นหมายความว่าหากใครถูกโกงไป 5-7% ของยอดขาย กำไรที่ควรจะได้จริงก็หายไปเกือบครึ่งในทันที

2. ธุรกิจค้าปลีกและร้านสะดวกซื้อ

เป็นธุรกิจที่ส่วนใหญ่มีการวางระบบมาอยางชัดเจนแต่ก็มีความเสี่ยงในเรื่อง สินค้าหาย เนื่องจากสินค้ามีจำนวนเยอะ พนักงานเข้าถึงสต็อคได้ง่ายตลอดเวลา และถ้ามีการทุจริตจะมีโอกาสสูญเสียสินค้าประมาณ 1.4 – 2 % ของยอดขาย รวมถึงหากมีพนักงาน 1 คนที่เริ่มโกงและไม่ถูกจับได้ มีแนวโน้มจะทำซ้ำเฉลี่ย 6.5 ครั้งต่อปี และมูลค่าการโกงจะเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ตามความย่ามใจนั้นๆ โดยสินค้าที่เสี่ยงหายได้มากที่สุดสคือกลุ่มที่มีมูลค่าสูงและนำไปขายต่อได้ทันทีเช่นบุหรี่ / สุรา / เครื่องสำอาง เป็นต้น

3.ธุรกิจความงามและบริการ

เนื่องจากเป็นธุรกิจที่ใช้ความเชื่อใจของลูกค้ามากกว่าธุรกิจอื่น ซึ่งความใกล้ชิดระหว่างพนักงานกับลูกค้าก็อาจกลายเป็นดาบสองคมที่ทำให้เกิดการทุจริตได้ จากข้อมูลในอุตสาหกรรม Wellness & Beauty ในไทยและต่างประเทศ พบว่าในร้านที่ไม่มีระบบติดตามลูกค้าที่ดีพนักงานมีโอกาสรับงานจากลูกค้าโดยตรงกว่า 30-40% และที่น่าห่วงอีกอย่างคือการที่ลูกค้าบางคนติดพนักงานมากกว่าพอใจการให้บริการของแบรนด์

นั่นหมายความว่าหากพนักงานนั้นๆลาออก ลูกค้ากลุ่มนี้อาจตามพนักงานไปใช้บริการไม่ว่าจะไปอยู่ร้านอื่นหรือสร้างแบรนด์เอง รวมถึงโอกาสสิ้นเปลืองผลิตภัณฑ์เช่นครีมนวด เซรั่ม น้ำยาต่างๆ ที่พนักงานใช้ให้กับลูกค้าสนิทคิดเป็นต้นทุนที่เพิ่มกว่า 15-20%

** เป็นการยกตัวอย่างตัวเลขประมาณการจากภาพรวมไม่ได้หมายความว่าทุกร้านจะต้องเสียเงินจากการถูกโกง **

รวมรูปแบบการทุจริตและวิธีป้องกันเบื้องต้น

ต้องบอกว่าไม่มีวิธีไหนที่จะป้องกันการทุจริตได้แบบ 100% เพียงแต่ช่วยผ่อนหนักให้เป็นเบาหรือให้วิธีการทุจริตทำได้ยากขึ้น ซึ่งมีหลายวิธีที่น่าสนใจที่รวบรวมจากหลายธุรกิจได้แก่

1.บันทึกยอดขายไม่ตรงกับความจริง

โดยเฉพาะร้านที่ไม่ได้มีระบบบริหารจัดการ ใช้ระบบรับเงินสด เป็นช่องโหว่ที่อันตรายมาก บางทีลูกน้องรับเงินมาก็ไม่บันทึกยอดขาย ไม่ออกบิลให้ลูกค้า เงินที่ได้มาก็เก็บไว้เองบ้าง เป็นต้น

วิธีแก้ไข : ใช้ระบบ POS ควบคุมการบริหารจัดการในร้าน

2.รับราคาส่วนต่างจากซัพพลายเออร์

เป็นวิธีการทุจริตที่ร้านมักจับได้ยากเพราะบางครั้งราคาอาจแตกต่างจากราคาตลาดเพียง 3-5% เช่นสมมุติว่าวัตถุดิบราคาปกติ 350 บาท/กิโลกรัม พนักงานจัดซื้อขอเพิ่มกับซัพพลายออร์อีกโลละ 10 บาททำให้ร้านต้องจ่าย 360 ส่วนต่าง 10 / กก. เข้ากระเป๋าพนักงาน

วิธีแก้ไข : มีระบบตรวจสอบราคาจากซัพพลายเออร์ ที่แสดงข้อมูลราคาขายชัดเจน

3.ทุจริตจำนวนสต็อกสินค้า

โดยเฉพาะบริษัทจำหน่ายอะไหล่รถยนต์หรือวัสดุก่อสร้าง มักเจอเคสพนักงานคลังสินค้าแอบนำสินค้าออกไปขายเอง โดยพนักงานแอบคัดสินค้าสภาพดีไปรวมกับ สินค้าชำรุด แล้วทำเรื่องตัดออกจากสต็อก แต่จริงๆ คือแอบขนออกไปขายต่อในราคาที่ถูกกว่าซึ่งทำให้ร้านเสียหาย

วิธีแก้ไข : ตรวจเช็คสินค้าทุกวัน/สัปดาห์แบบสุ่ม (Random Audit)

4.โปรโมชั่นไปไม่ถึงลูกค้าพนักงานเก็บส่วนต่างไว้เอง

เมื่อลูกค้าจ่ายเงินสดและไม่รอใบเสร็จ ถ้าพนักงานทุจริตจะทำการ “Void” (ยกเลิกรายการ) หรือใช้ฟังก์ชัน ส่วนลด หลังลูกค้าออกจากร้านไปแล้ว เพื่อดึงเงินส่วนต่างนั้นเข้ากระเป๋าตัวเอง แม้ต่อวันความเสียหายจะไม่มากแต่รายได้ส่วนนี้ก็ควรจะเป็นของร้านไม่ใช่เป็นของพนักงาน

วิธีแก้ไข : ทำป้ายบอกสิทธิ์โปรโมชันหน้าร้านให้ชัดเจนรวมกับการใช้ระบบ POS

5.โกงเวลาในการทำ OT

สำหรับบางธุรกิจมีการกำหนดให้พนักงานทำ OT ซึ่งจะเป็นรายได้ที่เพิ่มขึ้นของพนักงาน แต่บางคนใช้กลโกงลงทำงานล่วงเวลาแต่ไม่มีผลงานกลายเป็นว่าเจ้าของธุรกิจต้องจ่ายเงินให้ฟรีๆ โดยที่ไม่มีผลงานอะไรเพิ่ม

วิธีแก้ไข : บันทึกงานที่ทำในช่วงโอที + ต้องให้หัวหน้าลงนามอนุมัติ

6.เอาเงินในร้านไปหมุนก่อน

เป็นความตั้งใจทุจริตโดยตรงเริ่มจากการสรุปยอดไม่ตรงกับที่ขาย รายได้ที่แท้จริงส่วนหนึ่งลูกน้องยักยอกเอาไปใช้ก่อนหวังว่าเดี๋ยวหามาคืน แต่หลายครั้งที่ถึงกำหนดก็เอาเงินมาคืนไม่ได้ก็กลายเป็นความเสียหายของร้านอาหารนั้นๆ

วิธีแก้ไข : บังคับให้นับเงินส่งยอดทุกสิ้นกะ โดยห้ามพนักงานรู้ยอดในระบบ POS ก่อนนับจริง ถ้าเงินขาด ต้องรับผิดชอบทันที

7.ใช้บัญชีพร้อมเพย์ส่วนตัวรับเงินลูกค้า

ปัจจุบันยุคสังคมไร้เงินสดเป็นเทรนด์ฮิตที่สะดวกต่อการจับจ่าย แต่ก็กลายเป็นอีกช่องโหว่ในการทุจริต บางครั้งมีการรับเงินจากลูกค้าโดยใช้บัญชีพร้อมเพย์ของตัวเอง และไม่ได้นำเงินนั้นเข้าสู่ระบบของร้าน

วิธีแก้ไข : ให้ใช้เฉพาะบัญชีร้าน และแสดง QR Code ที่ระบุชื่อบัญชีร้านเท่านั้น

นอกจาก 7 วิธีทุจริตที่ยกตัวอย่างมาให้เห็นนี้ก็มีอีกหลายวิธีที่เจ้าของกิจการควรต้องก้าวตามให้ทันกลโกง เช่นการปลอมบิลสำหรับการเบิก , การใช้ทรัพยากรของร้านไปใช้ส่วนตัว , ขโมยสูตรอาหารไปทำเอง เป็นต้น บางธุรกิจที่ถูกพนักงานโกงมูลค่าความเสียหายแตะหลักล้าน หรือมากกว่านั้นก็ขึ้นอยู่กับรูปแบบการทุจริตและระยะเวลากว่าที่เจ้าของจะรู้ตัว และถ้าถามถึงแนวทางป้องกันก็มีวิธีที่น่าสนใจอยู่คือ

1.การแยกหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน เช่น คนถือเงิน ห้ามทำบัญชี คนตรวจรับของ ห้ามเป็นคนสั่งซื้อ ต้องมีการคานอำนาจกันเสมอ และยังถือเป็นวิธีการช่วยกันตรวจสอบความผิดพลาดที่ไม่ได้ตั้งใจอย่างการคีย์ตัวเลขผิด หรือนับของพลาด วิธีนี้ในฐานะเจ้าของธุรกิจยังมั่นได้อีกว่าตัวเลขผลประกอบการที่เห็นคือตัวเลขที่ผ่านการตรวจสอบมาแล้วไม่ใช่ตัวเลขที่พนักงานคนใดคนหนึ่งทำขึ้นมา

2.การให้รางวัลในการแจ้งเบาะแสคนทุจริต เมื่อมีการให้รางวัล พนักงานที่คิดจะโกงด้วยกันจะเริ่มระแวงกันเอง เพราะไม่รู้ว่าเพื่อนร่วมงานจะเอาข้อมูลไปแลกรางวัลเมื่อไหร่ และมีข้อมูลน่าสนในอีกว่าระบุว่า การทุจริตส่วนใหญ่ กว่า 40% ถูกตรวจพบจากการ แจ้งเบาะแส มากกว่าการใช้ระบบตรวจสอบบัญชีหรือการสุ่มตรวจโดยเจ้าของ และองค์กรที่มีช่องทางแจ้งเบาะแสที่ชัดเจนและมีรางวัลตอบแทน สามารถ ลดความเสียหายจากการทุจริตได้ถึง 50% เมื่อเทียบกับองค์กรที่ไม่มีระบบนี้

3.ใช้ระบบ POS เข้ามาช่วยบริหารจัดการ ในปัจจุบันพบว่าการใช้ระบบ POS ช่วยลดอัตราการทุจริตได้กว่า 60% ยิ่งยุคนี้ฟีเจอร์ของ POS ได้พัฒนาไปมาก โดยระบบจะแสดงกราฟยอดขายแยกตามรายชั่วโมง หากพบว่าบางวันมียอดขาย หายไป ในช่วงเวลาที่ลูกค้าเยอะผิดปกติ แต่ไม่มีบิล อาจเป็นสัญญาณเตือนว่าเงินอาจถูกยักยอกไปก่อนเข้าเครื่อง หรือเมื่อเปลี่ยนรอบพนักงาน ระบบจะบอกทันทีว่าเงินสดในลิ้นชักควรมีเท่าไหร่ หากพนักงานนับแล้วไม่ตรง ระบบจะบันทึกไว้เป็นหลักฐานทันที

4.การติดตั้งกล้องวงจรปิด ทั้งนี้กล้อง CCTV มีประสิทธิภาพในเชิง จิตวิทยา และ ใช้เป็นหลักฐานมัดตัวคนทุจริตได้ โดยเจ้าของต้องคอยตรวจสอบกล้องวงจรปิดอยู่เสมอ ในกรณีติดกล้องวงจรปิดแต่ไม่เคยดูย้อนหลัง สถิติบอกว่าลดอัตราการทุจริตได้เพียง 10% เพราะพนักงานรู้ว่าเจ้าของไม่เคยตรวจสอบเลย แต่ร้านที่มีการสุ่มตรวจและเรียกพนักงานมาสอบถามเมื่อพบจุดน่าสงสัย สามารถลดการทุจริตได้มากกว่า 50%

5.สร้างแรงจูงใจให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นกลยุทธ์เชิงรุกให้พนักงานรู้สึกว่าได้ผลตอบแทนจากการทำงานที่คุ้มค่า มีสวัสดิการครอบคลุม และเมื่อพนักงานมีความสุขไม่ใช่แค่งานที่จะออกมาดี พนักงานเหล่านี้จะคอยสอดส่องดูแลกิจการเหมือนคนในครอบครัวเพราะพนักงานก็ไม่อยากให้ร้านเจ๊งหรือมีปัญหา เพื่อที่ตัวเองจะได้รับประโยชน์จากการทำงานด้วย

ในฐานะเจ้าของธุรกิจก็ต้องเข้าใจเบื้องต้นว่าพนักงานบางคนอาจไม่ได้อยากจะทุจริตตั้งแต่แรก แต่พอเห็นช่องทาง เห็นโอกาสว่าทำได้ ก็เริ่มจากน้อยๆและค่อยเพิ่มมากขึ้นภายหลัง

แรงจูงใจในการทุจริตมักมาจาก 3 ปัจจัยคือ แรงกดดันจากการที่เงินไม่พอใช้ + หาเหตุผลเข้าข้างตัวเอง ว่าทำแค่ครั้งเดียวไม่เป็นไรหรือไม่ก็คิดว่าบริษัทรวยแล้วแบ่งมาใช้บ้างก็ได้ + โอกาสและการมองเห็นช่องทาง หน้าที่เจ้าของธุรกิจคือต้องปิดช่องโหว่เหล่านี้ให้สนิทที่สุดแม้จะป้องกันไม่ได้ 100% แต่ก็ลดโอกาสลงได้มาก การลงทุนป้องกันน่าจะดีกว่ามาเสียเงินและเสียความรู้สึกในสิ่งที่ย้อนกลับไปแก้ไขไม่ได้

อ้างอิง :

• https://citly.me/eq70M
• https://citly.me/20LM1
• https://citly.me/MkU34
• https://citly.me/D1adh
• https://citly.me/nl7R4

ผู้อ่านสามารถติดตามข่าวสาร ทุกความเคลื่อนไหวธุรกิจ แฟรนไชส์ และ SMEs รวดเร็ว รอบด้าน

---

สำหรับคนที่อยากเอาตัวรอดในภาวะเศรษฐกิจแบบนี้ แนะนำเข้ารับคำปรึกษาผ่านหน่วยงาน ที่น่าเชื่อถือ เช่น

ไทยแฟรนไชส์ คอนซัลแทนซี่ (ThaiFranchise Consultancy)เป็นหน่วยงานภายใต้กำกับของไทยแฟรนไชส์เซ็นเตอร์ ยินดีให้คำปรึกษาในทุกกระบวนการสร้างระบบแฟรนไชส์ ทางบริษัทฯ มีอาจารย์และทีมงานที่พร้อมให้บริการ คอยให้คำแนะนำ และร่วมค้นหาคำตอบจากประสบการณ์บนเส้นทางของธุรกิจแฟรนไชส์ไทย มายาวนานกว่า 14 ปี

ลักษณะงาน

• เน้นการทำงานร่วมกับทีมงานของบริษัท
• ให้แนวทางในการทำงานในทุกๆ ด้าน
• มอบหมายงานและติดตามงาน
• อื่นๆ ทุกด้านที่เกี่ยวข้องในการดำเนินธุรกิจ

1. วิเคราะห์ธุรกิจปัจจุบันเบื้องต้น หัวข้อดังนี้

• ลักษณะธุรกิจในปัจจุบัน
• ผลการดำเนินงานของธุรกิจ
• การปฏิบัติงาน
• เป้าหมายในอนาคต

2. กลยุทธ์ในการสร้างธุรกิจ

• การสร้างแนวคิดธุรกิจ (Business Concept)
• การกำหนดเป้าหมาย (Business Objective)
• การจำลองงบกำไร-ขาดทุน (Profit-Loss)
• การพัฒนาในด้านต่างๆ (Development Plan)

3. การวางแผนการปฏิบัติงาน (Operation Plan)

• การวางแผนการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงาน
• สร้างคู่มือการทำงานแต่ละฝ่าย
• กำหนดเงื่อนไขในด้านต่างๆ เช่น ค่าธรรมเนียม ค่าสิทธิ์ รูปแบบร้าน ทำเล การให้สิทธิต่างๆ แก่ผู้ซื้อแฟรนไชส์
• มีโครงสร้างทีมงานที่เหมาะสม

4. กลยุทธ์ในการขยายธุรกิจ

• แผนการขยายสาขาของบริษัท หรือ ร้านสาขาต้นแบบ
• แผนการทดสอบขยายสาขาแฟรนไชส์

5. ขั้นตอนการพัฒนาระบบแฟรนไชส์

• รวบรวมปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น
• ดูผลประกอบการ การดำเนินของร้านแฟรนไชส์จำลอง หรือร้านต้นแบบ
• ปรับปรุงแก้ไข
• พัฒนาธุรกิจแฟรนไชส์ อย่างไม่หยุดยั้ง

การปฎิบัติงาน

1. สัปดาห์ละ 1 คาบเวลา (ประมาณ 3-4 ชม.)
2. ติดต่อปรึกษางานได้ตลอดเวลา

เงื่อนไขอื่นๆ

• การ Consult ไม่รับกลุ่มเดียวกัน ในช่วงเวลาเดียวกันและรับไม่เกิน 5 แบรนด์

อนึ่ง รายละเอียดและขั้นตอนการเข้าร่วมโครงการรับคำปรึกษา อาจมีนอกเหนือจากแผนงานดังกล่าวข้างต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแบบแผนโครงสร้างของธุรกิจเดิม และเป้าหมายที่กำหนดไว้ 

สอบถามเพิ่มเติม โทร.02-1019187
ฝ่ายที่ปรึกษาโครงการ (ThaiFranchise Consultancy