บริหารเงินสด ของธุรกิจไม่ให้ติดลบ
“กระแสเงินสด” เปรียบเสมือนกระแสเลือดที่หล่อเลี้ยงธุรกิจให้ดำเนินและเติบโตได้ ซึ่งมีการไหลเวียนเข้าออกตลอดการดำเนินธุรกิจ การขาดเงินหรือมีกระแสเงินสดติดลบ ผิดเวลา จะมีผลให้ธุรกิจต้องหยุดชะงัก ไม่สามารถซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบมาขาย ไม่สามารถชำระค่าจ้างแรงงาน ค่าเช่า หรือค่าสาธารณูปโภคให้ธุรกิจดำเนินได้ปกติ หรือจะต้องทุบกระปุกออมสินมาใช้
ปัญหาเกิดจาก กระแสเงินสดเข้ามีน้อยกว่ากระแสเงินสดออกในช่วงเวลาที่จำเป็น ยกตัวอย่าง เช่น กระแสเงินสดรับจากการขายสินค้า หรือ บริการบวกกับเงินสดคงเหลือที่มีอยู่ในบัญชีเงินฝาก ไม่เพียงพอสำหรับกระแสเงินสดจ่ายในการดำเนินงาน
เช่น เงินเดือนพนักงาน ณ ตอนสิ้นเดือน ทำให้ต้องมีการหยิบยืมหรือกู้เงินจากแหล่งภายนอก นักธุรกิจต้องรู้ บริหารเงินสด
เพื่อป้องกันปัญหากระแสเงินสดติดลบผิดเวลา ในบทความนี้จึงขอนำเสนอ
เทคนิคการ บริหารเงินสด ของธุรกิจ 10 ข้อ
- ต้องรู้สถานะเงินสดปัจจุบันเสมอ รู้ว่าตอนนี้มีเงินสดเหลือจริงๆ เท่าไร ต้องมีการบันทึกและอัพเดทอยู่เสมอ
- คิดใหม่ว่า กำไรไม่ใช่เงินสด มันคือกำไรทางบัญชี ผู้ประกอบการบางท่านยังเข้าใจผิดว่าตัวเลขกำไรจะแสดงผลของเงินสดด้วย ซึ่งแท้จริงแล้ว กำไรทางบัญชีเกิดจากรายได้ลบค่าใช้จ่าย โดยที่รายได้ที่บันทึกเกิดจากการส่งมอบสินค้าแล้วบางทีก็ได้รับคืนเป็นเงินสดและลงเป็นเงินเชื่อที่ต้องติดตามทวงต่อไป แค่รายได้ก็ไม่ใช่เงินสดทั้งหมดแล้ว และค่าใช้จ่ายบางรายการที่ลงบันทึกบัญชีเช่น ค่าเสื่อมราคา เป็นการตัดลดมูลค่าของสินทรัพย์ตามอายุการใช้งาน ซึ่งกิจการได้ชำระสินทรัพย์ไปตั้งแต่ซื้อมาลงทุนแล้ว ค่าเสื่อมราคาจึงไม่ใช่การชำระเป็นเงินสดเป็นต้น ซึ่งเมื่อรายได้ลบด้วยค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้ว กำไรที่ออกมาจึงไม่ใช่เงินสดทั้งหมด อย่านำกำไรมาวัดเป็นเงินสดนะ
- อย่าใช้ยอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากธนาคาร ว่าเป็นยอดเงินสดคงเหลือทั้งหมด เพราะอาจมีค่าใช้จ่ายบางรายการที่กำลังจะตัดออกจากบัญชีไม่ได้แสดงในยอดดังกล่าว เช่นการเรียกเก็บเงินค่าใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิตที่จะรอตัดออกจากบัญชีเงินฝาก เป็นต้น
- ต้องจัดทำงบประมาณเงินสด ที่แสดงว่าเงินคงเหลือปัจจุบันเท่าไร มีกระแสเงินสดเข้าเมื่อไร มีรายการของกระแสเงินสดออกเมื่อไร จัดทำล่วงหน้าเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน จะช่วยให้ประมาณการว่ากิจการจะมีช่วงไหนขาดเงิน หรือมีกระแสเงินสดสุทธิติดลบ
- การเก็บสินค้า หรือสต๊อกสินค้ามากๆ คือการนำเงินสดออกจากกระเป๋าเงินไปจมอยู่ในสินค้า ดังนั้นจะต้องบริหารระดับสินค้าให้เหมาะสมว่าจะมีรอบการหมุนขายสินค้านี้ออกไปได้เร็วแค่ไหน เพื่อไม่ให้เงินสดขาดมือ
- พิจารณานโยบายการให้เครดิตกับลูกหนี้การค้า เช่นชำระสินค้าภายใน 30 วัน หรือ 60 วัน ต้องคำนึงถึงระยะเวลาการเรียกเก็บให้เหมาะสมสอดคล้องกับภาระการชำระเงินของกิจการด้วย ซึ่งต้องติดตามลูกหนี้การค้าอย่างสม่ำเสมอ
- หาวิธีให้ลูกค้าหรือลูกหนี้การค้าชำระเงินให้เร็วขึ้น เช่นการวางเงินมัดจำ การจองหรือการสั่งซื้อล่วงหน้า การให้ส่วนลดทางการค้า และเพิ่มช่องทางการชำระที่ให้ลูกค้าสะดวกอีกหลายๆ ทางเช่นชำระผ่านทางออนไลน์ ผ่านทางธนาคาร เป็นต้น
- ควรตั้งเงินสดสำรอง หรือเงินสดขั้นต่ำ เพื่อป้องกันการช็อตเงิน โดยเงินสดขั้นต่ำจะประมาณการได้จากค่าใช้จ่ายที่จำเป็นในช่วงเวลาหนึ่ง
- เมื่อมีกระแสเงินสดสุทธิเป็นบวก (กระแสเงินสดเข้ามากกว่ากระแสเงินสดออก) ให้พิจารณาว่าจะลงทุน (หลังจากกันเงินสดสำรองแล้ว) ในสินทรัพย์หรือธุรกิจอื่นๆ ที่ก่อให้เกิดกระแสเงินสดรับเข้ามาใหม่
- การเจรจาต่อรองกับเจ้าหนี้การค้าในบางกรณีที่จำเป็นต้องเลื่อนชำระหนี้ จะช่วยยืดระยะเวลากระแสเงินสดสุทธิติดลบได้ แต่ต้องระวังเรื่องการเสียเครดิต นอกจากนี้การเลือกซื้อสินค้าอย่าเพียงมองแค่ราคาถูกเท่านั้น ให้เลือกดูด้วยว่าเจ้าหนี้การค้ารายไหนให้เครดิตเทอมนานกว่า เพราะจะช่วยให้กิจการมีระยะเวลาในการหมุนเงินได้บ่อยขึ้น (เช่นนำสินค้าไปขายได้กำไรมาลงทุนและขายได้อีก) ก่อนที่จะชำระหนี้
นอกจากนี้ ผู้ประกอบการของธุรกิจควรฝึกให้กับพนักงานหรือลูกจ้างให้ช่วยติดตามสอดส่องความเคลื่อนไหวของเงินสดด้วย โดยให้ช่วยกันบันทึกในงบประมาณเงินสด และเก็บหลักฐานในการรับและจ่ายเงินสด
เพื่อการควบคุมภายในและเมื่อกิจการได้ทำตามกฎ 10 ข้อนี้แล้ว ภาวะของเงินสดติดลบ หรือเงินขาดมือจะหายไป เพราะผู้ประกอบการได้เตรียมการรับมือไว้แล้ว เทคนิคการ บริหารเงินสด
ขอขอบคุณรูปภาพประกอบจาก internet
บทความโดย อ.เศรษฐพงศ์ ผดุงพิสุทธิ์ บริษัท จีโนซิส จำกัด
