ลดเวลาคัดเลือกพนักงานด้วย “Teachme Biz” จาก 2 ชั่วโมงเหลือ 15 นาที!

เชื่อหรือไม่ว่า ยิ่งใช้เวลาในการคัดเลือกพนักงานหรือบุคลากรนานมากเท่าไหร่ บริษัทยิ่งเสียโอกาส และสิ้นเปลืองทรัพยากรมากเท่านั้น บริษัทของคุณจะทำอย่างไร เพื่อที่จะลดเวลาในกระบวนการจ้างงาน และงบประมาณไม่ให้บานปลาย

วันนี้ www.ThaiSMEsCenter.com มีเคล็ดลับการลดเวลาคัดเลือกพนักงานที่มีประสิทธิภาพของบริษัท Teppen Thailand ผู้ให้บริการร้านอาหารญี่ปุ่นในประเทศไทยมายาวนานกว่า 8 ปี มาติดตามพร้อมๆ กันครับ

การระบาดโควิด-19 ได้ส่งผลกระทบต่อธุรกิจร้านอาหารจำนวนมาก หนึ่งในนั้นก็คือ Teppen Thailand ผู้ให้บริการร้านอาหารญี่ปุ่นในประเทศไทยมาเป็นปีที่ 8 โดย Teppen Thailand ได้เปลี่ยนแปลงระบบใหม่เพื่อเริ่มให้บริการใหม่กับลูกค้า คือ การเพิ่มศักยภาพระบบ Delivery ที่เมื่อก่อนไม่ค่อยมีเวลาทำ ทำให้ปัจจุบันยอดการให้บริการแบบ Delivery เพิ่มขึ้นไม่ต่างจากการให้บริการแบบกินในร้าน นอกจากนี้บริษัทยังขยายสาขา Teppen และ Touka Restaurant ซึ่งเป็นร้านอาหารในเครือไปได้ถึง 9 สาขาในกรุงเทพฯ และมีพนักงานกว่า 180 คน

คัดเลือกพนักงาน

ที่ผ่านมา Teppen Thailand ได้นำเครื่องมือต่างๆ มาช่วยให้ธุรกิจร้านอาหารอยู่รอด และเป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับบริษัท โดยได้ตั้ง “8 คณะทำงาน” ขึ้นใหม่ แบ่งแผนกใหญ่ให้เล็กลง ซึ่งแบ่งเป็น 8 คณะ เช่น อาหารและสุขอนามัย ความบันเทิง หรือ QSC (Quality/Service/Cleanliness) โดยจุดมุ่งหมายเพื่อทบทวนการบริการด้วยมุมมองของลูกค้า ซึ่งบริษัทได้ใช้เครื่องมือ Teachme Biz ทำ SOP ในส่วนของหน้าที่และเช็คพอยท์ของแต่ละคณะทำงาน

หลังจาก Teppen Thailand นำ Teachme Biz – Visual SOP Management Platform ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ มาใช้ในปีแรก สำหรับการแจกแจงงานพื้นฐานของแต่ละคน เช่น พนักงานแผนกครัว เซอร์วิส หรือผู้จัดการ ในขณะเดียวกันก็เน้นการจัดการสูตรอาหารแบบ “Visual Management” คือสร้างสูตรอาหารที่เน้น “การสื่อสารด้วยภาพ”

ส่วนในปีที่ 2 คือ การนำคู่มือที่สร้างเสร็จแล้วมาใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งบริษัทได้ปรับปรุงการใช้งานโดยคำนึงว่าจะต้องให้ Teachme Biz แทรกซึมเข้าไปอยู่ในขั้นตอนการทำงานประจำวันของพนักงานแต่ละคน และได้นำ Cloud Service อื่นๆ มาใช้งานร่วมด้วย เช่น Google Form, Calendar หรือ Dropbox เป็นต้น

ส่วนปัจจุบันเข้าสู่ปีที่ 3 บริษัทกำลังอยู่ในระหว่างการนำ know-how ที่สะสมมาจากการใช้คู่มือไปใส่ในวงจรการทำงานรายเดือน โดยจะใช้ Google Form สำหรับทำเช็คลิสต์รายการงานประจำวัน ซึ่งแต่ละงานที่อยู่ในรายการนั้นก็จะมีลิงก์คู่มือการทำงานแนบไว้ เมื่อคลิกไปก็จะไปเจอคู่มือที่สร้างไว้บน Teachme Biz หรือการนำลิงก์ของคู่มือการทำงานบน Teachme Biz ไปใส่ในกำหนดการทำงานใน Google Calendar ของผู้จัดการ แผนกครัว แผนกหน้าร้านเพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถตรวจสอบขั้นตอนการทำงานที่ควรจะเป็นได้ด้วยตนเอง

6

การใช้งาน Teachme Biz ไม่ใช่แค่ใช้เป็นคู่มือสูตรอาหาร หรือคู่มือการบริการลูกค้าเท่านั้น แต่หลังจากที่ใช้งานมา 2 ปีแล้วและพบว่ามันยังสามารถนำไปใช้งานในด้านอื่นๆ ได้อีกมากมาย ทั้งสร้างขั้นตอนการดำเนินงานใหม่บน Teachme Biz รวมถึงการปรับปรุงขั้นตอนการรับพนักงานใหม่ให้มีความรวดเร็ว

ที่ผ่านมา Teppen Thailand จะมีขั้นตอนการคัดเลือกพนักงาน คือ หลังจากนัดวันเวลาแล้ว ผู้จัดการฝ่าย HR จะเป็นคนสัมภาษณ์ทีละคน แล้วบริษัทก็มีแนวปฏิบัติของตัวเองคือ “Teppenism” จึงอยากให้ผู้สมัครงานเข้าใจแนวคิดบริษัทก่อนที่จะเข้ามาเป็นพนักงาน จึงต้องใช้เวลาคนละเกือบ 2 ชั่วโมงให้เขาดูวิดีโอและสัมภาษณ์

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะใช้เวลากับการจ้างงานเยอะ แต่ Teppen Thailand ก็ไม่ได้จ้างทุกคน หรือบางคนจ้างมาแล้วแต่สุดท้ายก็ลาออกภายในไม่กี่วัน หรือไม่กี่เดือน เพราะไม่เหมาะกับงาน ถ้าในหนึ่งเดือนแต่ละสาขาต้องสัมภาษณ์ 5 คน 9 สาขา อย่างน้อยต้องใช้เวลา 90 ชั่วโมงต่อเดือน หรือหากเปิดสาขาใหม่ก็จะต้องจ้างพนักงานครั้งละหลายสิบคน ซึ่งหลังจากปรึกษากับทาง Studist แล้วจึงมองว่าการรับพนักงานเป็นสิ่งที่ต้องปรับปรุงให้ขั้นตอนง่ายขึ้น

ขั้นตอนการรับสมัครพนักงาน ด้วย Teachme Biz

5

  1. ผู้สมัครติดต่อขอสมัครงาน
  2. ส่ง Google Form ให้ผู้สมัครเพื่อกรอกประวัติ พร้อมข้อมูลบริษัทที่อยู่บน Teachme Biz (ประกอบด้วยภาพและวิดีโอแนะนำบริษัท) และขั้นตอนการรับสมัคร (รวมถึงขั้นตอนที่จำเป็นก่อนเริ่มงาน)
  3. ผู้สมัครอ่านเนื้อหาจาก Teachme Biz และกรอกข้อมูลใน Google Form
  4. ทำแบบทดสอบตามแผนกที่สมัคร
  5. สัมภาษณ์รอบสุดท้าย (ประมาณ 15 นาที)
  6. อธิบายขั้นตอนการฝึกอบรม (50 วันนับจากวันที่เริ่มงาน)

4

ก่อนจ้างงานจะมีแค่ขั้นตอนที่ 5 เท่านั้นที่ได้พูดคุยกัน และวิดีโอแนะนำบริษัทในขั้นตอนที่ 2 ประมาณ 1 ชั่วโมง ซึ่งบริษัทมองว่าจะเป็น “ฟิลเตอร์” ที่เอาไว้กรองว่าผู้สมัครตั้งใจดูวิดีโอหรือเปล่า เมื่อดูแล้วอยากจะทำงานที่นี่จริงหรือไม่ บริษัทคาดหวังว่าจะทำให้ผู้สมัครที่เข้าสัมภาษณ์ในขั้นตอนสุดท้ายมีความเข้าใจในตัวบริษัทมากขึ้น

การจัดทำคู่มือและสร้างขั้นตอนด้วย Teachme Biz ทำให้สามารถลดเวลาที่เคยใช้สำหรับรับพนักงานลงได้จาก 2 ชั่วโมง/คน เหลือแค่ 15 นาที สำหรับการสัมภาษณ์ขั้นตอนสุดท้าย บริษัทจึงสามารถนำเวลาที่ประหยัดได้ไปทุ่มเทกับการปรับปรุงบริการ หรือการพัฒนาเมนูใหม่ๆ ได้ นั่นคือ ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้งาน Teachme Biz รวมถึงสามารถป้องกันข้อมูลรั่วไหลจากการจัดทำคู่มือหลายๆ เล่ม ด้วยระบบรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง

Teachme Biz เพิ่มความเร็วเปิดสาขาต่างประเทศ

3

เวลาขยายร้านอาหารในต่างประเทศ หลายคนน่าจะได้รับมอบหมายให้ไปดำเนินการคนเดียว ปัญหาที่จะต้องเจอ คือ ความแตกต่างทางภาษาและวัฒนธรรม และประเด็นใหญ่ก็คือ ต้องใช้เวลากับการอบรมพนักงานมาก อาจจะมีคนที่ไม่รู้จัก “อาหารญี่ปุ่น” มาก่อนเลยก็ได้ ถ้าจะใช้คนญี่ปุ่นค่อยๆ แก้โจทย์เหล่านั้นไปทีละข้อๆ นั้น มีคนญี่ปุ่นกี่คนก็ไม่พอ

สิ่งที่จะช่วยประหยัดเวลาและแรง ก็คือ เทมเพลตคู่มือการทำงานพื้นฐานที่ใช้ Teachme Biz สร้างขึ้น หัวข้อและขั้นตอนการทำงานทั้งหมดมีภาพประกอบ เข้าใจง่าย รายการและขั้นตอนการทำงานทั้งหมดมีภาพประกอบ ซึ่งมาจากการ “Visualization (ทำให้เห็นภาพ)” ที่ทำให้สื่อสารได้แม้จะไม่เข้าใจภาษา มีภาษาอังกฤษและภาษาเมียนมาที่แปลเอาไว้ แค่สั่งพนักงานดูคู่มือ นับว่าเป็นประโยชน์อย่างมากในการเปิดร้านที่จะต้องอบรมพนักงานหลายสิบคนพร้อมๆ กัน

Teachme Biz – Visual SOP Management Platform คือ ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ

ผู้ประกอบการท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก https://teachme-biz.com/workshop สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!

2


ผู้อ่านสามารถติดตามข่าวสาร ทุกความเคลื่อนไหวธุรกิจ แฟรนไชส์ และ SMEs รวดเร็ว รอบด้าน
ติดตามได้ที่ Add LINE id: @thaifranchise

0

ต้องการข้อมูลข่าวสาร ต้องการอัพเดทข้อมูลการตลาด หรือแนวทางการทำธุรกิจ ติดตามได้ที่ https://bit.ly/335phDi
รับฟังบทความต่างๆ ผ่านทาง PodCast ไทยแฟรนไชส์เซ็นเตอร์ https://soundcloud.com/thaifranchisecenter

10

สนใจติดต่อ ไทยแฟรนไชส์เอเจนซี่

  • Tel : 02-1019187
  • Line id : @tfca

ติดต่อ คุณชัยวัฒน์

ขอข้อมูลเพิ่มเติม คลิกที่นี่ https://bit.ly/3kS7oxl

1

 

 

ไทยแฟรนไชส์ เอเจนซี่

 

 

อ้างอิงจาก https://bit.ly/3MGatfC

[Total: 1    Average: 5/5]
ลดเวลาคัดเลือกพนักงานด้วย “Teachme Biz” จาก 2 ชั่วโมงเหลือ 15 นาที! written by คุณมนตรี ศรีวงษ์ (อ๊อฟ) average rating 5/5 - 1 user ratings

คุณมนตรี ศรีวงษ์ (อ๊อฟ)

นักเขียน ผู้คลุกคลีอยู่ในแวดวงข่าวสาร การค้า การลงทุน มีความสนใจเรื่องของธุรกิจเอสเอ็มอี และแฟรนไชส์

Main Sponsors

Happy Sponsors