เปลี่ยนงานจุกจิก ปิดจบด้วยเทคนิคเดียว Pomodoro พลังของ Deep Work

บางครั้งงานจุกจิกเล็กน้อยที่เราต้องเจอทุกวัน จนอาจจะกลายเป็นความเคยชิน และไม่รู้สึกว่าจะมีผลกระทบกับชีวิตได้อย่างไร แต่ในความเป็นจริงงานจุกจิกตามหลักของ Cal Newport ผู้เขียนหนังสือ Deep Work จะตรงกับคำว่า Shallow Work หรือก็คืองานที่ดูเหมือนยุ่ง แต่ไม่สร้างมูลค่า หรือเป็นงานที่ใช้พลังสมองน้อย ไม่ต้องใช้ทักษะเฉพาะทางสูง และมักจะถูกแทรกเข้ามาขัดจังหวะงานชิ้นใหญ่เสมอ

อย่างไรก็ดีเพื่อให้เห็นภาพชัดเจน เราสามารถแบ่งลักษณะของงานจุกจิกออกได้เป็น 4 ข้อหลัก ดังนี้

1. งานที่ ใครๆ ก็ทำได้ เป็นงานที่ไม่ต้องใช้การคิดวิเคราะห์ซับซ้อน ไม่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ หรือความเชี่ยวชาญพิเศษ เช่น การคีย์ข้อมูลลงตาราง, การจัดระเบียบโฟลเดอร์, หรือการกรอกเอกสารซ้ำๆ
2. งานที่ ทำไปเพื่อตอบสนองคนอื่น งานประเภทนี้มักเกิดจากการสื่อสารที่มากเกินความจำเป็น เช่น การไล่ตอบอีเมลล์ที่ไม่สำคัญ , การตอบแชทกลุ่มงานที่เด้งตลอดเวลา , การเข้าประชุมที่ไม่มีวาระชัดเจน
3. งานที่ เกิดจากการขัดจังหวะ คืองานเล็กๆ ที่แทรกเข้ามาตอนเรากำลังจะเริ่มทำเรื่องใหญ่ เช่น ช่วยดูอันนี้ให้หน่อยแค่ 5 นาทีเอง หรือ “ส่งไฟล์นั้นให้ที” แม้จะดูใช้เวลาน้อย แต่ผลเสียของมันคือการทำลายสมาธิทำให้สมองเราหลุดจากจุดโฟกัส
4. งานที่ ทำแล้วรู้สึกดีแต่ไม่ได้เนื้องาน บางครั้งเราเลือกทำงานจุกจิกเพราะมัน เสร็จง่าย ทำให้สมองหลั่งสารโดพามีน (Dopamine) ให้เรารู้สึกว่าวันนี้เราทำอะไรสำเร็จไปหลายอย่างแล้ว เช่น เช็กลิสต์งานเล็กๆ 10 อย่าง แต่พอมาดูภาพรวม กลับพบว่างานชิ้นสำคัญที่เป็นหัวใจหลักของธุรกิจไม่ได้คืบหน้าแม้แต่น้อย

ผลเสียของการทำงานจุกจิก! ลดประสิทธิภาพงานสำคัญมากแค่ไหน?

การทำงานในสภาวะที่มีสมาธิจดจ่อขั้นสูงสุด (Deep Work) เป็นสิ่งที่เหมือนจะพูดง่าย แต่ทำได้ยากปัญหาสำคัญคือความวอกแวก เมื่อเราเปลี่ยนจุดสนใจจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง สมองจะมีภาวะที่เรียกว่า Attention Residue หรือสมาธิที่ค้างคาอยู่กับงานเก่า ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานใหม่ลดลง

• เมื่อเราถูกขัดจังหวะจากงานหนึ่งไปสู่อีกงานหนึ่ง สมองต้องใช้เวลานานเฉลี่ยถึง 23 นาที กว่าจะกลับมาโฟกัสที่งานเดิมได้เต็ม 100% อีกครั้ง
• การทำงานจุกจิกสลับกับงานสำคัญ ทำให้ประสิทธิภาพการทำงาน ลดลงได้ถึง 40% เพราะสมองสูญเสียพลังงานไปกับการปรับจูนบริบทใหม่ตลอดเวลา
• การพยายามทำงานสำคัญท่ามกลางการขัดจังหวะต่างๆ ส่งผลต่อให้ IQ ของเราลดลงแบบชั่วคราว

พร้อมกันนี้ยังมีตัวเลขที่น่าสนใจระบุอีกว่าโดยเฉลี่ยพนักงานออฟฟิศถูกขัดจังหวะประมาณ 56 ครั้งต่อวัน และ 80% ของการขัดจังหวะเหล่านั้นเป็นเรื่องไม่สำคัญอีกด้วย

เปลี่ยนงานจุกจิก ปิดจบด้วยเทคนิค Pomodoro

เทคนิคนี้ถูกคิดค้นโดย Francesco Cirillo ในช่วงปลายทศวรรษ 1980 ขณะที่เป็นนักศึกษาอยู่ในมหาวิทยาลัยที่อิตาลี

ซึ่งเขามีปัญหาที่ไม่สามารถจดจ่อและมีสมาธิกับการเรียนและการทำงานให้เสร็จลุล่วงได้ จึงให้คำมั่นกับตนเองว่า เมื่อถึงเวลาเรียน จะตั้งใจโฟกัสกับการเรียนอย่างต่อเนื่องเป็นเวลาขั้นต่ำสัก 10 นาที เพื่อสร้างความท้าทายให้กับตนเอง

จึงใช้เครื่องจับเวลาที่มีรูปทรงเป็น “มะเขือเทศ” ซึ่งภาษาอิตาลีเรียกว่า Pomodoro และนั่นคือจุดเริ่มต้นของวิธีการจัดการเวลาดังกล่าว

หัวใจของ Pomodoro คือการแบ่งเวลาทำงานออกเป็นช่วงสั้นๆ และสลับด้วยการพัก เพื่อให้สมองไม่ล้าจนเกินไป โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกงานที่สำคัญที่เป็น Deep Work และต้องการการจดจ่ออย่างสูง
2. ตั้งเวลา 25 นาที ในช่วงเวลานี้ ห้ามทำอย่างอื่นเด็ดขาด ห้ามตอบแชท ห้ามรับสาย ให้จมดิ่งอยู่กับงานตรงหน้าเท่านั้น
3. เมื่อหมดเวลา ให้หยุดพัก 5 นาที ลุกขึ้นยืดเส้นยืดสาย ดื่มน้ำ หรือมองไปที่ไกลๆ เพื่อให้สมองได้คลายความเหนื่อยล้า
4. ทำซ้ำจนครบ 4 รอบ เมื่อทำครบ 4 รอบ เท่ากับ 100 นาทีของงานคุณภา จากนั้นให้ พักยาว 15-30 นาที

ทั้งนี้การแบ่งเวลาเป็น 25 นาที ไม่ใช่ตัวเลขสุ่ม แต่เป็นช่วงเวลาที่สั้นพอที่สมองจะรับรู้ว่า ต้องรีบทำ (Urgency) แต่ก็เป็นเวลามากพอที่จะทำงานสำคัญให้เป็นชิ้นเป็นอันได้ และใน 1 วันเรามีความสามารถในการทำ Deep Work ได้ประมาณ 3-4 ชั่วโมงแต่ก็มากพอที่จะทำให้งานสำคัญนั้นก้าวหน้าได้

ซึ่งในหนังสือ Deep Work ของ Cal Newport ได้พูดถึงเรื่องนี้ไว้อย่างน่าสนใจว่า “เมื่อเราจดจ่ออยู่กับทักษะหรือเนื้อหาหนึ่งอย่างเข้มข้น (Deep Work) สมองจะกระตุ้นการสร้างชั้นไมอีลินให้หนาขึ้นรอบๆ วงจรประสาทนั้นๆ ยิ่งชั้นนี้หนาเท่าไหร่ สัญญาณประสาทจะยิ่งวิ่งไวและแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น”

การนำ Pomodoro มาประยุกต์ใช้กับการทำธุรกิจ

สำหรับเจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหาร การใช้ Pomodoro ไม่ใช่แค่การตั้งนาฬิกา 25 นาทีเพื่อเคลียร์งานส่วนตัว แต่มีประโยชน์ในการจัดระเบียบงานให้คล่องตัว เพื่อให้เหลือพลังไปใช้กับงานกลยุทธ์ (Strategy) ที่สร้างรายได้มากกว่าซึ่งมีวิธีการนำ Pomodoro มาประยุกต์ใช้ดังนี้

1.แยกช่วงเวลาระหว่าง Deep Work กับงานจุกจิก เพราะเจ้าของธุรกิจหลายคนมักมีพฤติกรรมที่เรียกว่า “Reactive Mode” หรือการทำงานตามเสียงเรียกเข้าของคนอื่น การแยกช่วงเวลาให้ชัดเจนคือการเพิ่มประสิทธิภาพได้ดีที่สุด เพราะสมองคนส่วนใหญ่จะมีพลังการคิดวิเคราะห์ สูงสุดในช่วง 2-4 ชั่วโมงแรกหลังตื่นนอน การทำ Pomodoro ในช่วงเวลานี้สัก 3-4 รอบจะได้ผลกับงานที่เป็น Deep Work มากเช่น วิเคราะห์คู่แข่ง , วางแผนขยายสาขา , นั่งดูงบกำไรขาดทุน เป็นต้น

ส่วนพวกงานจุกจิกทั่วไปเช่นการตอบแชท , ตอบคอมเม้นต์ , เช็กสต็อก , ประสานงานซัพพลายเออร์ อาจขยับไปทำในช่วงบ่ายที่สมองของเราหลุดพ้นจากงาน Deep Work แล้ว

2.ใช้เป็นเครื่องมือคำนวณต้นทุนเวลา ในเชิงธุรกิจ Time = Money การใช้ Pomodoro จะช่วยให้รู้ต้นทุนที่แท้จริงของแต่ละโปรเจกเช่นนับดูว่าการปิดดีลลูกค้า 1 ราย หรือการปั้นคอนเทนต์ 1 ชิ้น ใช้การทำ Pomodoro ทั้งหมดกี่รอบข้อมูลนี้จะช่วยให้เราตัดสินใจได้แม่นยำขึ้นว่า งานไหนควรทำเอง งานไหนควร Outsource หรือจ้างพนักงานมาทำแทนเพื่อให้คุ้มค่าเหนื่อยมากที่สุด

3.ป้องกันภาวะสมองล้าจากการตัดสินใจ (Decision Fatigue) ในฐานะที่เป็นเจ้าของธุรกิจต้องตัดสินใจหลายเรื่องต่อวัน ซึ่งเผาพลาญพลังงานสมองมาก แต่ถ้าใช้ การพัก 5 นาทีตามหลัก Pomodoro จะเป็นการ Reboot เพื่อให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะการตัดสินใจในช่วงสมองล้า มักนำไปสู่ความผิดพลาดทางธุรกิจได้

อย่างไรก็ดีเราไม่สามารถกำจัดงานจุกจิกให้เหลือ 0% ได้ เพราะมันคือส่วนหนึ่งของการทำงานร่วมกับคนอื่น แต่เทคนิค Pomodoro จะช่วยทำให้งานสำคัญสามารถดำเนินได้อย่างมีคุณภาพมากขึ้นในขณะที่งานทั่วไปก็ไม่บกพร่อง จึงเป็นการจัดระเบียบงานที่ทำให้ตัวเราเองในฐานะนักธุรกิจเหนื่อนน้อยลงแต่ได้ผลในการทำงานที่คุ้มค่ามากขึ้น

อ้างอิง :

• https://citly.me/u6pI5
• https://citly.me/zDPMc
• https://citly.me/DyzP6
• https://citly.me/oBYyf
• https://citly.me/Zb1Mu
• https://citly.me/W5dLw
• https://citly.me/x9iEO

ผู้อ่านสามารถติดตามข่าวสาร ทุกความเคลื่อนไหวธุรกิจ แฟรนไชส์ และ SMEs รวดเร็ว รอบด้าน

---

สำหรับคนที่อยากเอาตัวรอดในภาวะเศรษฐกิจแบบนี้ แนะนำเข้ารับคำปรึกษาผ่านหน่วยงาน ที่น่าเชื่อถือ เช่น

ไทยแฟรนไชส์ คอนซัลแทนซี่ (ThaiFranchise Consultancy)เป็นหน่วยงานภายใต้กำกับของไทยแฟรนไชส์เซ็นเตอร์ ยินดีให้คำปรึกษาในทุกกระบวนการสร้างระบบแฟรนไชส์ ทางบริษัทฯ มีอาจารย์และทีมงานที่พร้อมให้บริการ คอยให้คำแนะนำ และร่วมค้นหาคำตอบจากประสบการณ์บนเส้นทางของธุรกิจแฟรนไชส์ไทย มายาวนานกว่า 14 ปี

ลักษณะงาน

• เน้นการทำงานร่วมกับทีมงานของบริษัท
• ให้แนวทางในการทำงานในทุกๆ ด้าน
• มอบหมายงานและติดตามงาน
• อื่นๆ ทุกด้านที่เกี่ยวข้องในการดำเนินธุรกิจ

1. วิเคราะห์ธุรกิจปัจจุบันเบื้องต้น หัวข้อดังนี้

• ลักษณะธุรกิจในปัจจุบัน
• ผลการดำเนินงานของธุรกิจ
• การปฏิบัติงาน
• เป้าหมายในอนาคต

2. กลยุทธ์ในการสร้างธุรกิจ

• การสร้างแนวคิดธุรกิจ (Business Concept)
• การกำหนดเป้าหมาย (Business Objective)
• การจำลองงบกำไร-ขาดทุน (Profit-Loss)
• การพัฒนาในด้านต่างๆ (Development Plan)

3. การวางแผนการปฏิบัติงาน (Operation Plan)

• การวางแผนการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงาน
• สร้างคู่มือการทำงานแต่ละฝ่าย
• กำหนดเงื่อนไขในด้านต่างๆ เช่น ค่าธรรมเนียม ค่าสิทธิ์ รูปแบบร้าน ทำเล การให้สิทธิต่างๆ แก่ผู้ซื้อแฟรนไชส์
• มีโครงสร้างทีมงานที่เหมาะสม

4. กลยุทธ์ในการขยายธุรกิจ

• แผนการขยายสาขาของบริษัท หรือ ร้านสาขาต้นแบบ
• แผนการทดสอบขยายสาขาแฟรนไชส์

5. ขั้นตอนการพัฒนาระบบแฟรนไชส์

• รวบรวมปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น
• ดูผลประกอบการ การดำเนินของร้านแฟรนไชส์จำลอง หรือร้านต้นแบบ
• ปรับปรุงแก้ไข
• พัฒนาธุรกิจแฟรนไชส์ อย่างไม่หยุดยั้ง

การปฎิบัติงาน

1. สัปดาห์ละ 1 คาบเวลา (ประมาณ 3-4 ชม.)
2. ติดต่อปรึกษางานได้ตลอดเวลา

เงื่อนไขอื่นๆ

• การ Consult ไม่รับกลุ่มเดียวกัน ในช่วงเวลาเดียวกันและรับไม่เกิน 5 แบรนด์

อนึ่ง รายละเอียดและขั้นตอนการเข้าร่วมโครงการรับคำปรึกษา อาจมีนอกเหนือจากแผนงานดังกล่าวข้างต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแบบแผนโครงสร้างของธุรกิจเดิม และเป้าหมายที่กำหนดไว้ 

สอบถามเพิ่มเติม โทร.02-1019187
ฝ่ายที่ปรึกษาโครงการ (ThaiFranchise Consultancy