แลกเปลี่ยนนามบัตร (meishi) หรือ めいし แบบฉบับญี่ปุ่น

นามบัตรทางธุรกิจของคนญี่ปุ่นนั้น เป็นเรื่องที่ซีเรียสเรื่องหนึ่งเลยทีเดียว เพราะการรับนามบัตร และการยื่นให้นั้น แต่ละอากัปกิริยา ล้วนแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพ และการเอาใจใส่ของนักธุรกิจผู้นั้น เมื่อแรกพบ

ทาง ThaiSMEsCenter.com อยากให้ นักธุรกิจไทย ที่มีโอกาสติดต่อการค้า การขายกับชาวต่างชาติ ได้รับทราบข้อมูลเบื้องต้นโดยเฉพาะคนญี่ปุ่นนั้น ต้องขอบอกว่า เค้ามีวัฒนธรรมแบบญี่ปุ่น ที่ SME ไทย ควรศึกษาและเรียนรู้ เพื่อสร้างความประทับใจเมื่อแรกพบให้ได้ ไม่ว่าเค้าคนนั้น จะเป็น คู่ค้า, พันธมิตร หรือ แม้กระทั่ง ลูกค้าของคุณเอง

ในการเจรจาการค้ากับชาวญี่ปุ่น แต่ละคนนั้นก็มีความแตกต่างกันอยู่พอสมควร บางท่านก็ไม่ได้จริงจังกับเรื่องเหล่านี้มากนัก ในทางกลับกัน บางท่านก็ให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง หนทางที่ดีที่สุด คือการเรียนรู้วัฒธรรมของชนชาตินั้นๆ เพื่อให้เค้าเกิดความประทับใจ (นั่นแสดงว่า เราทำการบ้านมาเป็นอย่างดี) รวมถึงการจากลา ก็มีรูปแบบที่แตกต่างจากชนชาติอื่นๆเช่นกัน

ข้อควรปฎิบัติของการแลกเปลี่ยนนามบัตรให้แก่กัน (ชาวญี่ปุ่นด้วยกันเอง หรือ ชาวต่างชาติกับคนญี่ปุ่น)

1.การแนะนำตัว

ในบริษัทญี่ปุ่น การประชุมระหว่างหน่วยงานภายในเกิดขึ้นแบบสบายๆ ไม่เป็นทางการ อย่างไรก็ตาม หากมีการประชุมร่วมกับหน่วยงานภายนอก ก็ควรที่จะมีการแนะนำตัวให้เป็นทางการ ดังนี้

การยืนขึ้นและเดินเข้าหาผู้ที่อาวุโสที่สุดของบริษัท ที่ท่านต้องการแนะนำตัว จากนั้น จึงเริ่มขั้นตอนของการแนะนำตนเอง โน้มตัวไปข้างหน้าเล็กน้อย พร้อมกล่าวคำว่า  ฮะยิเมะมะชิเตะ  はちめまして อ่านว่า (hajimemashite) แปลว่า ยินดีที่ได้รู้จัก พร้อมกับพูดชื่อบริษัท ตำแหน่ง และชื่อของคุณ

สิ่งสำคัญคือหลังจากที่คุณได้นำบัตรมาแล้วให้อ่านข้อความบนนามบัตรนั้นก่อน ไม่ใช่ได้รับนามบัตรมาแล้วก็เก็บใส่กระเป๋าทันที ตรงนี้จะเป็นการแสดงมารยาทที่เห็นได้อย่างชัดเจน เอสเอ็มอีไทยอย่าพลาดนะครับ สำคัญมาก

จากนั้นจะเป็นการแนะนำตัวรายบุคคลโดยเรียงจากผู้ที่อาวุโสกว่าจนไปถึงระดับล่าง ถ้ามีบางท่านเข้าร่วมประชุมช้าเราอาจจะแนะนำตัวในภายหลังจากที่ประชุมเสร็จแล้วก็ได้

2 การรับนามบัตรด้วยมือทั้งสองข้าง

สำคัญนะครับสำหรับกริยาท่าทางแบบนี้ เอสเอ็มอีไทย คนไหนนำไปใช้จะได้รับความชื่นชมแน่นอน เพราะเป็นสิ่งแสดงความนอบน้อมซึ่งคนญี่ปุ่นนิยมเป็นอย่างสูง

แน่นอนว่าผู้มอบนามบัตรนั้นจะต้องยื่นนามบัตร ในด้านที่ผู้รับนามบัตรสามารถอ่านได้โดยตรงทันที ไม่ต้องกลับด้านให้เสียเวลาหรือ เสียมารยาท ในการแลกเปลี่ยนนามบัตร 

3 คุณภาพของนามบัตร

แน่นอนว่านามบัตรที่มอบให้คู่ค้าหรือพันธมิตรนั้นจะต้องมีคุณภาพที่ดี ไม่ขาด ยับ และอยู่ในสภาพที่ดี

4 สนใจข้อมูลในนามบัตรที่ได้รับ

หลังจากที่ท่านนั่งลงแล้วให้นำนามบัตรวางไว้บนโต๊ะด้านหน้า เพื่อประโยชน์ในการจดจำชื่อระหว่างสนทนาในการประชุม

ผมเห็นหลายท่าน ระหว่างการประชุมมักมีพฤติกรรมชอบนำนามบัตรขึ้นมาบิดเป็นรูปร่างหรือนำมาเล่นหรือเขียนข้อความลงบนนามบัตรเหล่านั้น นอกจากจะเป็นการไม่ให้เกียรติผู้ร่วมประชุมแล้วยังเป็นการแสดงออกถึงความไม่เคารพนามบัตรที่รับอีกด้วย แน่นอนว่าพฤติกรรมแบบนี้ไม่ใช่เฉพาะชาวญี่ปุ่นเท่านั้นคนในชนชาติอื่นๆก็ถือเช่นกัน

หลังจากที่ประชุมเสร็จแล้วก็อย่าลืมนำนามบัตรพกติดตัวไปด้วย อย่าทิ้งนามบัตรไว้บนโต๊ะเด็ดขาด

5 การเก็บรักษานามบัตร

ในวัฒนธรรมญี่ปุ่นนั้นการมอบนามบัตร หรือ แลกเปลี่ยนนามบัตร ระหว่างกันจะทำในครั้งแรกที่พบเจอเท่านั้น และจะมีการเก็บรักษาไว้เป็นอย่างดีในกล่องเก็บนามบัตรที่สามารถสืบค้นได้ง่าย นักธุรกิจญี่ปุ่นบางท่านเก็บนามบัตรไว้หลายปีทีเดียว และเค้าจะนำนามบัตรนั้นทิ้งไปต่อเมื่อรู้ว่าจะไม่มีโอกาสได้เจอคนคนนั้นอีกแล้ว

6 ทำนามบัตรเป็นภาษาญี่ปุ่นโดยเฉพาะ

หากท่านมีธุระต้องติดต่อกับนักธุรกิจคนญี่ปุ่นเป็นประจำ ผมขอแนะนำว่าให้ท่านทำนามบัตรชื่อและข้อมูลส่วนหนึ่ง เป็นภาษาอังกฤษ อีกส่วนหนึ่งเป็นภาษาญี่ปุ่นเป็นการเฉพาะ เชื่อผมเถอะว่า นักธุรกิจญี่ปุ่นท่านนั้นจะจำคุณ ได้อย่างแน่นอน

7 ถ้าทำได้เทพแน่นอน!

มีเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยเกี่ยวกับมารยาททางสังคมหรือขนบประเพณีของคนญี่ปุ่น ที่เชื่อกันว่าถ้าจะมีใครทำได้จะได้เปรียบคนญี่ปุ่นด้วยกันแน่นอน เช่น

หากมีการแลกเปลี่ยนนามบัตรระหว่างกัน เราควรยื่นนามบัตรในระดับที่ต่ำกว่าผู้ที่แลกเปลี่ยนนั้นหากว่าเค้าเป็นลูกค้าของเรา

การวางนามบัตรบนโต๊ะเราควรวางตำแหน่งนามบัตรที่ดีที่สุดเป็นของผู้ที่อาวุโสที่สุดของการประชุมครั้งนั้น

ทาง ThaiSMEsCenter.com  หวังเป็นอย่างยิ่งว่า บทความครั้งนี้จะช่วยนักธุรกิจเอสเอ็มอีไทย เรียนรู้วัฒนธรรมแบบญี่ปุ่นได้ดียิ่งขึ้น การเจรจาการค้าก็จะประสบผลสำเร็จ ตามที่ท่านตั้งใจไว้อย่างแน่นอน

 

อ้างอิงจาก www.japan-talk.com