7 เหตุผลลดต้นทุนธุุรกิจง่ายๆแค่รู้จักการใช้อุปกรณ์สำนักงาน

ในยุคนี้เทคโนโลยีมีความสำคัญกับชีวิตประจำวันมากไม่ใช่แค่ช่วยให้ การติดต่อสื่อสาร ง่ายขึ้นเท่านั้นแต่เทคโนโลยีเหล่านี้ยังเป็นตัวแปรสำคัญที่ให้เราสามารถทำงานง่ายขึ้นหรืออีกนัยหนึ่งคือเป็นตัวแปรสำคัญที่ทำให้ธุรกิจทั้งหลายสามารถมีต้นทุนที่ลดน้อยลง

ซึ่งหลายคนอาจจะสงสัยว่าการลงทุนในอุปกรณ์เหล่านี้ราคาค่อนข้างสูงจะสามารถลดต้นทุนทางธุรกิจที่ดีได้อย่างไร www.ThaiSMEsCenter.com ยังยืนยันถึงคุณค่าของอุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ว่าแม้จะเริ่มต้นด้วยราคาที่ค่อนข้างมาก

แต่เมื่อเทียบกับฟังก์ชั่นที่ครบวงจรแล้วถือว่าคุ้มค่าหรือบางทีหากเป็นการเริ่มธุรกิจแบบเงินทุนไม่เยอะมากยังมีบริการเช่าอุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ได้อีกด้วย

ภาพจาก goo.gl/4PsT9x

1.ความจำเป็นในการใช้งาน

ความจำเป็นในการใช้งาน เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด และเป็นสิ่งที่ควรคำนึงถึงในอันดับแรก ควรพิจารณาว่าบริษัทมีความจำเป็นต้องใช้มากน้อยเพียงใด เครื่องใช้สำนักงานประเภทใดก็จำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่ที่มีความรู้เฉพาะด้านจึงจะสามารถใช้งานได้อย่างถูกต้อง เพราะหากซื้อมาแล้ว แต่ไม่มีพนักงานคนใดใช้งานได้ ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะต้องซื้อมา

2.ประสิทธิภาพของอุปกรณ์

เราควรพิจารณาถึงลักษณะงาน ความเหมาะสมกับลักษณะการทำงานที่นำเครื่องใช้สำนักงานมาใช้ว่ามีประสิทธิภาพต่อการทำงานมากน้อยเพียงใด เช่น ได้ผลงานมากขึ้น สะดวก รวดเร็ว และประหยัด มีความก้าวหน้ากับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

ภาพจาก goo.gl/vBWJu5

3.ความน่าความเชื่อถือได้ของแต่ละยี่ห้อ

เครื่องใช้สำนักงาน เนื่องจากมีหลายยี่ห้อ และอาจมีหลายรุ่นที่มีลักษณะใกล้เคียงกัน จนไม่สามารถตัดสินใจ เลือกจึงควรนำเรื่องของความน่าเชื่อถือมาพิจารณา จากการเลือกซื้อสินค้าที่มียี่ห้อชื่อเสียง ผ่านการรับรองมาตรฐาน การรับประกันสินค้า มาใช้ประกอบการตัดสินใจ

4.ความต้องการในการใช้งานของบุคลากร

การเปลี่ยนแปลงการทำงานภายในองค์กรจากการใช้แรงงานคนมาเป็นการใช้เครื่องจักรนั้น ย่อมก่อให้เกิดปัญหา คือ การลดจำนวนพนักงานลงทำให้เกิดการว่างงานซึ่งกระทบต่อความรู้สึกของบุคลากร เพื่อให้ปัญหาความสัมพันธ์ระหว่างจำนวนพนักงานและการใช้เครื่องใช้สำนักงานหมดไป ผู้บริหารจะต้องพิจารณาด้วยความรอบคอบว่ามีความเหมาะสมหรือไม่

เพื่อให้เกิดความประหยัดค่าใช้จ่าย มีความสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพในงาน ขณะเดียวกันจะต้องไม่เกิดความขัดแย้งนอกจากนี้ควรคำนึงถึงปัญหาในการให้ความรู้เกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องใช้สำนักงานประเภทต่างๆ

และชี้แจงให้เห็นถึงประโยชน์ของเครื่องใช้นั้นๆ ว่าสามารถลดความเบื่อหน่ายจากการทำงานในสภาพเดิมได้ และสามารถลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานรูปแบบเดิมได้ ทำให้พัฒนางานได้ตามความก้าวหน้าของเทคโนโลยี

ภาพจาก goo.gl/eby7jE

5.คุณภาพเหมาะสมกับราคาที่จ่าย

ค่าใช้จ่าย การเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภท ย่อมทำให้องค์กรต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ซึ่งผู้บริหารจะต้องพิจารณาว่าเหมาะสมกับค่าใช้จ่ายหรือไม่กับผลผลิตจากการใช้เครื่องใช้สำนักงานเหล่านั้น

6.ปลอดภัยไว้ใจได้

ความปลอดภัยในการใช้งาน เป็นสิ่งที่มักถูกมองข้ามไป แต่ความจริงแล้ว ความปลอดภัยเป็นสิ่งที่ไม่อาจมองข้ามได้ เครื่องใช้สำนักงานที่ดีจะต้องมีความปลอดภัยต่อผู้ใช้ และผู้ใช้เองก็จะต้องมีความระมัดระวังอันตรายที่อาจจะเกิดจากการใช้งานเครื่องใช้สำนักงานนั้นด้วย

ภาพจาก goo.gl/3oNxwn

7.ใช้ประโยชน์จากบริการหลังการขาย

ในที่นี้เราอาจหมายถึงรูปแบบของการเช่าอุปกรณ์สำนักงานที่ทำให้เราไม่ต้องกังวลกับการซ่อมแซมทำให้เราลดรายจ่ายในส่วนนี้ได้ รวมถึงการเช่าซื้อก็จะมีโปรโมชั่นหลังการขายที่เราสามารถอัพเกรดเครื่องเป็นรุ่นใหม่ทำงานได้ดีขึ้นโดยที่ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมมากนัก

ทั้งนี้ถ้าเราลองดูตัวอย่างจากสำนักงานในต่างประเทศแล้วจะพบว่ามีหลายที่ให้ความสำคัญกับเรื่องอุปกรณ์สำนักงานเป็นส่วนหนึ่งในการลดต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่น

1.บริษัท Winter Park ใน Florida เลือกตัดสินใจในการลงคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่รวมถึงเครื่องพิมพ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและถึงแม้ว่าจะใช้เงินสำหรับเรื่องนี้ไปกว่า 3,500 เหรียญสหรัฐแต่ก็ไม่ใช่ปัญหาเพราะได้ประสิทธิภาพของงานที่เพิ่มขึ้นซึ่งทำให้บริษัทรับงานจากลูกค้าได้มากขึ้นด้วย

2.บริษัท Rachelle ในโอไฮโอ้ ก็ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ไม่แพ้กันโดยธุรกิจของเขาคือการทำโบรชัวร์แผ่นผับ และเขาก็ตัดสินใจในการซื้อเครื่องใหม่ที่ทำให้สามารถจัดการงานได้รวดเร็วและดีกว่าเดิมแม้จะต้องใช้เงินในการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้กว่า 4,000 เหรียญสหรัฐแต่ก็ดูว่าจะคุ้มค่าการลงทุนมาก

3.บริษัท Irvine ใน California ยอมลงทุนกว่า 10,000 เหรียญสหรัฐสำหรับการใช้เครื่องมือสำนักงานที่มีความสามารถในการรวบรวมรายชื่อลูกค้าทำให้ธุรกิจมีความแข็งแกร่งมากขึ้น แน่นอนว่าการใช้อุปกรณ์สำนักงานที่มากขึ้นทำให้การจ้างงานในบางส่วนนั้นลดลงก็คือต้นทุนที่หายไปและกลายเป็นผลตอบแทนที่มากขึ้นด้วย

ภาพจาก goo.gl/GyDgJl

อย่างไรก็ดีในการเลือกอุปกรณ์สำนักงานนั้นแม้จะมีข้อดีในการลดต้นทุนได้อย่างเห็นผลแต่ทักษะสำคัญคือการพิจารณาว่าอุปกรณ์ชนิดใดที่เหมาะสมกับธุรกิจที่เราทำอยู่รวมถึงอุปกรณ์ชนิดใดที่ราคาและคุณภาพที่สมเหตุสมผลกันบางครั้งเราอาจเลือกวิธีการเช่าอุปกรณ์บางอย่างแทนการซื้อเพื่อช่วยประหยัดต้นทุนในบางกรณีได้เช่นกัน

ทั้งนี้สำหรับธุรกิจไหนที่ต้องการคำนวณต้นทุนทางธุรกิจของตัวเองเรามีเครื่องมือน่าสนใจสำหรับการคำนวณธุรกิจ SMEs ไว้ให้เลือกใช้กันได้ตามความเหมาะสม ดูรายละเอียด goo.gl/fo1GXN

ขอบคุณข้อมูลจาก goo.gl/DeFPua