7 วิธีแก้ปัญหาเมื่อทีมเวิร์ค เกิดสะดุด!

ทุกองค์กรย่อมมุ่งหวังประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากร ว่ากันว่า องค์กร ใดก็ตามมีบุคลากรที่มีคุณภาพนั้นเหมือนโชคดี 2 ชั้น หนึ่งคือบุคคลเหล่านี้พร้อมจะผลักดันให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าได้อย่างที่ทีมบริหารตั้งใจ อีกประการคือองค์กรจะแน่นแฟ้นและมีความมั่นคงเพราะคนที่ยิ่งทำงานด้วยกันมานานย่อมเข้าใจรู้ใจและแก้ไขปัญหาร่วมกันได้ดีกว่า

แต่อย่างไรก็ตามใช่ว่าการทำงานเป็นทีมจะมีแต่ด้านบวกเสมอไป เมื่อหลายคนก็หลายความคิดถ้าไม่สามารถหลอมรวมกันได้อาจจะกลายเป็นผลร้ายที่มากกว่าดีก็ได้

www.ThaiSMEsCenter.com มองว่าเรื่องของการทำงานด้วยระบบทีมนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีกลยุทธ์ในการบริหารโดยเฉพาะในห้วงเวลาที่ทีมกำลังระส่ำระส่าย วิธีการแบบไหนที่จะนำพาทีมเวิร์คเหล่านั้นให้กลับมาทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพอีกครั้ง

จากคำแนะนำของ Rebecca M. Knight ที่ปรึกษาด้านการบริหารจัดการที่มีงานเขียนใน Harvard Business Review และ Knowledge@Wharton หลายฉบับ ได้พูดถึงเรื่องการทำงานเป็นทีมไว้อย่างน่าสนใจโดยเฉพาะในกรณีที่เกิดปัญหาเขาเสนอแนะ 7 วิธีนี้เอาไว้เป็นโครงสร้างให้ทุกองค์กรได้ใช้ในยามที่คำว่าทีมเวิร์คเกิดไม่เวิร์คขึ้นมา

1.จงรีบวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นในทีมอย่างรวดเร็วและชัดเจน

โดยเทคนิคการแก้ปัญหาที่ใช้กันแพร่หลายมีหลายวิธี เช่น 5 Why คือการถามว่า ทำไม หรือ เพราะเหตุใด ซ้ำๆ อย่างน้อย 5 ครั้ง หรือวิธี ผังก้างปลา คือการวิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุของปัญหา หรือ กราฟพาเรโต (กฎ 80/20) แต่แม้วิธีเหล่านี้จะมีข้อดีคือ กระตุ้นให้เกิดการค้นหาปัญหาที่ต้นเหตุ แต่อาจใช้ไม่ได้ผลกับพนักงานบางกลุ่ม โดยเฉพาะพวกที่ยังไม่ได้ถูกฝึกให้คิดมากนัก

วิธีการข้างต้นดูเหมือนง่ายสำหรับผู้คุ้นเคย แต่อาจกลายเป็นเรื่องยากและซับซ้อนสำหรับมือใหม่ ดังนั้น ควรเริ่มต้นจากการพูดคุยถึงปัญหาง่ายๆ ที่เห็นได้ชัดเจนก่อน เช่น จำนวนครั้งที่ลูกค้าร้องเรียน จำนวนพนักงานที่ลาออกในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมา หรือจำนวนของเสียในกระบวนการผลิต เป็นต้น

2.กำหนดจุดสนใจให้กับทีม

โดยเฉพาะในการประชุมเพื่อหาไอเดียใหม่ๆ อย่าปล่อยให้ความคิดฟุ้งซ่านและล่องลอยมากจนเกินไป จริงอยู่ไอเดียสร้างสรรค์เกิดขึ้นจากการไม่จำกัดความคิด แต่การมีจุดโฟกัสที่ชัดเจนก็เป็นสิ่งจำเป็นในการขับเคลื่อนการประชุมให้มีประสิทธิภาพ

เทคนิคการประชุมง่ายๆ อย่าง “การคิดแบบหมวก 6 ใบ” (6 Thinking Hats ของ Edward de Bono) ก็เป็นแนวทางหนึ่งในการช่วยให้มีโฟกัสมากขึ้น โดยหมวกแต่ละใบเป็นตัวแทนในการคิดแต่ละเรื่อง เช่น อาจเริ่มต้นให้ทุกคนในทีมคิดแบบหมวกสีขาวก่อน คือ พูดคุยแต่เฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลและตัวเลข โดยยังไม่ต้องแสดงความรู้สึกหรือความคิดเห็นใดๆ

จากนั้นจึงเปลี่ยนเป็นหมวกสีดำ ซึ่งเป็นการพูดคุยถึงข้อเสีย ปัญหาและอุปสรรคที่มี โดยยังไม่ต้องคุยถึงข้อดีหรือทางเลือกอื่นๆ การประชุมแบบนี้ช่วยให้สามารถควบคุมประเด็นได้เป็นอย่างดี มีการคิดอย่างเป็นระบบ รวมทั้งมีข้อสรุปและแนวทางในการทำงานที่ชัดเจนมากขึ้นด้วย

3. มีการนำเสนอมุมมองที่แตกต่าง

คนที่ทำงานด้วยกันในองค์กรเดียวกันมักมีมุมมองคล้ายกัน เพราะอ่านเอกสารชิ้นเดียวกัน ฟังข้อมูลข่าวสารจากแหล่งเดียวกัน รับประทานข้าวกลางวันกับเพื่อนคนเดียวกัน อบรมห้องเดียวกัน จากอาจารย์คนเดียวกัน ดังนั้นความคิดใหม่ๆจึงเกิดขึ้นได้ยากในสังคมและสภาพแวดล้อมแบบนี้

ดังนั้น ควรเปิดโอกาสให้สมาชิกในทีม มีโอกาสได้พบกับมุมมองใหม่ๆ ที่แตกต่างจากเดิมบ้าง เช่น การไปอบรมสัมมนาภายนอกองค์กร การเข้าสมาคมหรือชมรมของอุตสาหกรรมอื่นที่ไม่เกี่ยวกับธุรกิจขององค์กร

การเชิญวิทยากรหรือผู้ที่ประสบความสำเร็จจากธุรกิจอื่นมาแลกเปลี่ยนมุมมอง เป็นต้น ความคิดและประสบการณ์ที่แตกต่างเหล่านี้ จะช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ได้เป็นอย่างดี

4.ต้องหยิบยกตัวอย่างความสำเร็จที่ใกล้ตัวมานำเสนอ

ความสำเร็จในเรื่องความคิดสร้างสรรค์ของนักคิดอมตะอย่าง อัลเบิร์ต ไอน์สไตน์ หรือนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จอย่าง สตีฟ จอบส์ ,มาร์ก ซัคเคอร์เบิร์ก , ริชาร์ด แบรนสัน , แม้เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนและน่าชื่นชม แต่ดูไกลตัวคนธรรมดาๆ อย่างพวกเรามากเกินไป

ดังนั้นจึงควรยกตัวอย่างง่ายๆ ที่อยู่ใกล้ๆ ตัว อย่างเช่น ความคิดริเริ่มของเพื่อนพนักงานด้วยกัน แม่บ้านที่ทำความสะอาดห้องน้ำ พนักงานรักษาความปลอดภัยที่ป้อมยามหน้าบริษัท หรือคนสวนขององค์กร เป็นต้น

แม้เป็นตัวอย่างที่ไม่ได้เลิศเลอเพอเฟคนักแต่ก็สามารถสัมผัสจับต้องได้จริง ซึ่งจะช่วยให้พนักงานไม่คิดว่าการมีความคิดสร้างสรรค์ เป็นเรื่อง “ไกลเกินฝัน” อีกต่อไป

5.สิ่งสำคัญคือต้องพิชิตความกลัวการล้มเหลวของทีมให้ได้

หนึ่งในเหตุผลที่ทำให้การประชุมเพื่อระดมสมอง ไม่ค่อยได้ผลมากนัก เพราะพนักงานส่วนใหญ่กลัวว่าไอเดียที่เสนอไปจะไม่ดีพอ ส่งผลให้ไม่กล้าเสนอความคิดนั้นๆ ออกไป จึงทำให้นวัตกรรมหลายๆ อย่างถูกซุกเงียบไว้ภายในตัวบุคคลเท่านั้น

ผู้นำที่ดีต้องสร้างบรรยากาศให้ทีมงานรู้สึกว่า “การกล้าเสนอไอเดีย” กับ “ไอเดียนั้นนำไปใช้ได้จริงหรือไม่” เป็นคนละเรื่องกันคนที่กล้าแสดงความคิดเห็น

แม้ว่าจะยังไม่สามารถนำไปปฏิบัติได้ ก็ควรได้รับการยกย่องชื่นชมในเบื้องต้น เพราะหากไอเดียที่เสนอทุกครั้งต้องนำไปใช้ได้จริงเท่านั้น ก็คงไม่มีใครอยากจะเสนอไอเดียแปลกใหม่อะไรอีกต่อไป ก็นำไปสู่ปัญหาและสร้างรอยร้าวขึ้นภายในทีมได้เช่นกัน

6.สร้างเส้นทางที่เปลี่ยนฝันให้เป็นความจริง

ความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ จะมีความหมายก็ต่อเมื่อถูกนำไปปฏิบัติ คนจะรู้สึกเบื่อและไม่อยากแสดงความคิดเห็นอีกต่อไป หากไอเดียที่ได้มานั้น ไม่นานก็เงียบหาย ไม่มีอะไรเกิดขึ้นผู้นำมีหน้าที่ผลักดันและสนับสนุนให้ความคิดดีๆ ได้รับการนำไปใช้ให้เป็นรูปธรรม หากทำได้เช่นนี้อย่างสม่ำเสมอ ความคิดริเริ่ิมสร้างสรรค์ก็จะค่อยๆ เบ่งบานขึ้นในองค์กร เพราะพนักงานทุกคนประจักษ์แล้วว่า “หัวหน้าเอาจริง!”

7.จงหลีกเลี่ยงคำว่า “นวัตกรรม” จะดีกว่า

คำนี้ฟังดูยิ่งใหญ่แต่ห่างไกลสำหรับพนักงาน ดังนั้น แทนที่จะพูดว่า “พวกเราทุกคนมีส่วนอย่างยิ่งในการผลักดันให้บริษัทของเราเป็นองค์กรแห่งนวัตกรรม” แม้ฟังแล้วจะดูหรูหราในสายตาผู้บริหาร

แต่สำหรับทีมงานก็คงไม่ได้จินตนาการยิ่งใหญ่ไปแบบนั้น ทางที่ดีควร เปลี่ยนใหม่เป็นว่า “พวกเราทุกคนมีส่วนอย่างยิ่งในการสร้างบริษัทให้เป็นองค์กรที่น่าอยู่และที่นี่คือครอบครัวที่เราจะร่วมกันสร้างอนาคตด้วยกัน” อาจฟังดูธรรมดามาก แต่รับรองสร้างพลังและทำให้ทีมงานเกิดความรุ้สึกอยากทำงานได้มากกว่าแน่นอน

7 วิธีเหล่านี้แม้จะดูเรียบง่ายและไม่อาจเห็นผลได้ในทันทีแต่ถ้าลองเอาไปปฏิบัติดูแล้วเชื่อว่าทีมงานในองค์กรคงจะรู้สึกมีพลังใจที่อยากทำงานมากขึ้น จงอย่าลืมว่าพนักงานก็คือคนธรรมดาสิ่งที่ดีนอกจากกำลังใจคือการดูแล และตอบแทนให้คุ้มค่ากับการทำงานเมื่อบุคลากรมีความมั่นคงองค์กรก็แข็งแกร่งเพิ่มขึ้นได้ด้วยเช่นกัน

และสำหรับคนที่มองหาแรงบันดาลใจดีๆหรือแง่คิดคำคมไว้สร้างกำลังใจให้ตัวเองหรือพนักงานเรามีรวบรวมไว้มากมาย ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ goo.gl/jYwyLj

ภาพจาก freepik.com