6 เทคนิคใช้ปลายปี! ทำบัญชี SMEs ไม่ติดลบ
ช่วงไตรมาสสุดท้ายของปีหลายบริษัทคงวุ่นวายกับการสรุปยอดปลายปี โดยเป็นการสรุปผลการดำเนินงานในช่วงปีที่ผ่านมาว่าบริษัทมียอดการขายเท่าไหร่ ต้นทุนเท่าไหร่ มีรายได้เท่าไหร่
เหลือเป็นกำไรสุทธิมากน้อยแค่ไหน การสรุปผลประกอบการเหล่านี้ก็เพื่อประเมินศักยภาพของธุรกิจ ก่อนที่จะมาวางแผนแก้ปัญหาในส่วนที่บกพร่องเพื่อเตรียมพร้อมในปีต่อๆไป
อย่างไรก็ดีจากปัญหาสะสมทางเศรษฐกิจ www.ThaiSMEsCenter.com เชื่อว่าน่าจะมีหลายบริษัทที่ช่วงปลายปีแบบนี้ไม่แฮปปี้กับตัวเลขในบัญชีธุรกิจ ถึงขนาดที่ไม่กล้าตั้งงบสำหรับการใช้ปลายปีเพราะกลัวว่าบัญชีจะติดลบหนักยิ่งกว่าเดิม
ซึ่ง 6 เทคนิคทำบัญชีไม่ติดลบที่เราจะพูดถึงอาจไม่ได้หมายถึงการแก้ปัญหาได้ในทันทีแต่อย่างน้อยก็ช่วยผ่อนหนักให้เป็นเบา ช่วงปลายปีธุรกิจสามารถมีเงินเหลือเอาไว้ตั้งงบสำหรับใช้บริหารองค์กรต่อไปได้
การแก้ปัญหา “บัญชีติดลบ” ต้องทำอย่างเป็นระบบ!
การจะมาเร่งแก้ปัญหาบัญชีติดลบเอาในช่วงโค้งสุดท้ายคงเป็นเรื่องที่ไม่น่าเกิดขึ้นได้ หากคิดแก้ปัญหาจริงๆ เรื่องนี้ต้องมีการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบมาตั้งแต่ช่วงต้นปี
ต้องคอยติดตามสถานะการเงินว่าเคลื่อนไหวอันตรายแค่ไหน จะได้หาวิธีแก้ปัญหาไม่ให้บานปลาย แต่หากมันแก้ไขไม่ได้จริงๆ วิธีผ่อนหนักให้เป็นเบา 6 วิธีนี้ก็พอจะช่วยได้บ้าง
1.คิดใหม่ว่ากำไรไม่ใช่เงินสดเพียงอย่างเดียว
ภาพจาก https://pixabay.com/
บางทีปัญหาบัญชีติดลบเพราะผู้ประกอบการคิดถึงแต่ตัวเลขในบัญชีเท่านั้น ลองคิดใหม่ว่า กำไรไม่ใช่เงินสด มันคือกำไรทางบัญชี ซึ่งกำไรทางบัญชีเกิดจากรายได้ลบค่าใช้จ่าย โดยที่รายได้ที่บันทึกเกิดจากการส่งมอบสินค้าแล้วบางทีก็ได้รับคืนเป็นเงินสดและลงเป็นเงินเชื่อที่ต้องติดตามทวงต่อไป
แค่รายได้ก็ไม่ใช่เงินสดทั้งหมดแล้ว และค่าใช้จ่ายบางรายการที่ลงบันทึกบัญชีเช่น ค่าเสื่อมราคา เป็นการตัดลดมูลค่าของสินทรัพย์ตามอายุการใช้งาน ซึ่งกิจการได้ชำระสินทรัพย์ไปตั้งแต่ซื้อมาลงทุนแล้ว ค่าเสื่อมราคาจึงไม่ใช่การชำระเป็นเงินสดเป็นต้น ซึ่งเมื่อรายได้ลบด้วยค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้ว กำไรที่ออกมาจึงไม่ใช่เงินสดทั้งหมด ฉะนั้นลองมองใหม่ว่าบัญชีที่คิดว่าติดลบแท้ที่จริงอาจไม่ได้แย่ขนาดนั้นก็ได้
2.เร่งเก็บเงินจากลูกค้าให้มากขึ้น
ภาพจาก https://pixabay.com/
วิธีแก้ปัญหาแบบบ้านๆ คือการไปติดตามเอาจากลูกหนี้เพื่อให้ได้มียอดเข้ามาแปะในบัญชีแก้ปัญหาตัวแดง โดยเฉพาะปลายปีที่หลายบริษัทอาจจะต้องมีการตั้งงบหลายอย่างทั้งโบนัส ท่องเที่ยวประจำปี สวัสดิการพนักงานต่างๆ
การเร่งรัดเก็บเงินจากลูกค้าที่เป็นลูกหนี้หรือเร่งให้มีการวางมัดจำเร็วขึ้น หรือให้ลูกค้ามีการจองหรือสั่งสินค้าล่วงหน้า จะช่วยทำให้ตัวเลขในบัญชีช่วงปลายปีนี้พอจะสะดวกขึ้นได้
3.ต่อรองเลื่อนชำระหนี้ของบริษัท
ภาพจาก https://pixabay.com/
อันนี้จะตรงข้ามกับการทวงหนี้จากลูกค้าของเราแต่ข้อนี้คือการขอต่อรองระยะเวลาในการจ่ายหนี้ที่บริษัทต้องจ่ายให้คู่กรณี ยิ่งในช่วงปลายปีเราอาจมีแผนการเงินหลายอย่างที่ การขอผ่อนผันชำระหรือยืดเวลาจ่ายหนี้จะช่วยยืดระยะเวลากระแสเงินสดสุทธิติดลบได้ แต่ต้องระวังเรื่องการเสียเครดิต
นอกจากนี้การเลือกซื้อสินค้าอย่าเพียงมองแค่ราคาถูกเท่านั้น ให้เลือกดูด้วยว่าเจ้าหนี้การค้ารายไหนให้เครดิตนานกว่า เพราะจะช่วยให้กิจการมีระยะเวลาในการหมุนเงินได้บ่อยขึ้น (เช่นนำสินค้าไปขายได้กำไรมาลงทุนและขายได้อีก) ก่อนที่จะชำระหนี้
4.หาแหล่งเงินทุนแก้ปัญหาบัญชีติดลบ
ภาพจาก https://pixabay.com/
หลายครั้งที่สิ่งที่คาดเอาไว้มักไม่เป็นอย่างที่คิด ดังนั้น ก็ต้องมีแผนสำรอง และตัวช่วยชั้นยอดอย่างการเข้าหาแหล่งเงินทุนจากธนาคารหรือสถาบันการเงินต่างๆ
ที่สามารถให้ Line of Credit หรือวงเงินสูงสุดที่สามารถให้นักธุรกิจกู้ยืมได้ จะช่วยเข้ามาเติมเต็มช่องวางนี้โดยให้เจ้าของกิจการสามารถถอนเงินเพื่อชำระค่าใช้จ่ายหลักๆ ได้อย่างทันท่วงที
5.เปิดบัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายผันแปรโดยเฉพาะ
ภาพจาก https://pixabay.com/
อีกวิธีที่เจ้าของธุรกิจไม่ควรมองข้ามก็คือ การเปิดบัญชีไว้สำหรับเป็นค่าใช้จ่ายของส่วนที่ไม่ได้คาดคิดเอาไว้ เพื่อเอาไว้เป็นเงินทุนสำรองในกรณีฉุกเฉินที่มีค่าใช้จ่ายผันแปรเกิดขึ้น
ซึ่งควรทำการฝากเงินเป็นประจำทุกเดือน เผื่อเดือนไหนช็อตก็สามารถถอนออกมาและจัดการกับปัญหานั้นได้ แต่วิธีนี้ก็ต้องมีการเตรียมการณ์มาก่อนล่วงหน้าไม่ใช่มาเตรียมเอาในช่วงท้ายๆของปี ถึงได้บอกว่าการแก้ปัญหาบัญชีติดลบมันต้องมีการวางระบบเป็นอย่างดี
6.ควบคุมค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
ภาพจาก https://pixabay.com/
และในเมื่ออาจจะลองมาหลายทางก็ยังหาทางออกแก้ปัญหาบัญชีติดลบไม่ได้ วิธีสุดท้ายที่จะช่วยผ่อนหนักให้เป็นเบาได้ก็คือการ “ตัดรายจ่ายที่ไม่จำเป็นออก” วิธีนี้อาจจะไปสร้างผลกระทบโดยตรงกับพนักงานที่อาจจะกลายมาเป็นผลลบด้านความรู้สึกที่พนักงานก็อาจคาดหวังว่าปลายปีแบบนี้บริษัทอาจจะมีจัดเลี้ยง สัมมนา พาเที่ยว
แต่หากบัญชีเราติดลบจริงๆ เรื่องสันทนาการเหล่านี้ก็อาจจะต้องพับเก็บไว้ เพื่อที่รายจ่ายจะไม่บานปลายบัญชีตัวแดงจะได้ไม่เพิ่มมากขึ้น แต่ทางบริษัทก็ควรแจ้งเหตุผลและความจำเป็นให้พนักงานทราบเพื่อทำความเข้าใจไม่ให้พนักงานรู้สึกแย่มากจนเกินไป
ทั้งนี้การแก้ปัญหาบัญชีติดลบ กับ 6 วิธีที่นำเสนออาจดูเหมือนการแก้ปัญหาที่ปลายเหตุ ทางที่ดีผู้ประกอบการควรมีการประเมินผลประกอบการเป็นระยะๆ และมีการวางแผนการเงินล่วงหน้าที่ชัดเจน มีการจัดสรรระบบบัญชีอย่างมีคุณภาพ และมีการบริหารจัดการในเรื่องการจำหน่ายสินค้า การควบคุมต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ
อย่าลืมว่าในปัจจุบันการแข่งขันทางธุรกิจมีสูง ลูกค้ามีตัวเลือกมากขึ้น ผู้ลงทุนต้องพยายามปรับตัวหาผู้บริโภคไม่ใช่รอให้ผู้บริโภคเข้าหาเรา วิธีเบื้องต้นอาจฟังดูไม่ยากแต่รายละเอียดในการปฏิบัตินั้นแตกต่างกันไปตามแต่ละตัวธุรกิจ
ผู้อ่านสามารถติดตามข่าวสาร ทุกความเคลื่อนไหวธุรกิจแฟรนไชส์และ SMEs รวดเร็ว รอบด้าน
ติดตามได้ที่ Add LINE id: @thaifranchise
ต้องการข้อมูลข่าวสาร ต้องการอัพเดทข้อมูลการตลาด หรือแนวทางการทำธุรกิจ ติดตามได้ที่ bit.ly/2qLYmsL
SMEs Tip
- คิดใหม่ว่ากำไรไม่ใช่เงินสดเพียงอย่างเดียว
- เร่งเก็บเงินจากลูกค้าให้มากขึ้น
- ต่อรองเลื่อนชำระหนี้ของบริษัท
- หาแหล่งเงินทุนแก้ปัญหาบัญชีติดลบ
- เปิดบัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายผันแปรโดยเฉพาะ
- ควบคุมค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
